Gestione OOT (Out of Tolerance): La Guida Operativa in 6 Passi

L'Incubo del Calibration Manager

Esiste un acronimo che ogni Calibration Manager, QA Manager e Qualified Person teme di sentire: OOT (Out of Tolerance).

Nel mondo farmaceutico, la taratura non è un esercizio burocratico. È la garanzia che il numero visualizzato su un display (una temperatura, un peso, un pH) corrisponda alla realtà fisica. Quando un tecnico, durante la taratura periodica, scopre che uno strumento è "Fuori Tolleranza" – ovvero misura in modo errato oltre i limiti accettabili – si apre una potenziale voragine.

La domanda che sorge spontanea è terrificante: Quali lotti di prodotto sono stati approvati usando dati falsati?

Gestire un OOT non è solo "riparare lo strumento". È un processo investigativo critico che impatta la validazione, la compliance e la sicurezza del paziente. Agire con panico o, peggio, superficialità, porta a rilievi ispettivi (Warning Letter FDA o 483) quasi certi.

Ecco una guida pratica in 6 passi su come gestire un evento OOT in modo strutturato e conforme alle GMP (ICH Q7, 21 CFR 211).

Passo 1: Segregazione e Identificazione (L'Azione Immediata)

Nel momento esatto in cui il tecnico (interno o esterno) rileva la condizione di OOT "As Found" (allo stato in cui si trova, prima di ogni intervento):

1. Stop all'Uso: Lo strumento deve essere immediatamente rimosso dal servizio.
2. Etichettatura: Applicare un'etichetta ben visibile: "FUORI SERVIZIO – OOT" o "TARATURA FALLITA – NON UTILIZZARE". Questo previene l'uso accidentale da parte della Produzione o del QC.
3. Non Regolare lo Strumento: È fondamentale non regolare o riparare lo strumento immediatamente. L'indagine di impatto (Passo 3) deve essere fatta sullo strumento così com'è per capire l'entità esatta dell'errore.

Attenzione a: Se il tecnico esterno regola lo strumento e scrive solo "As Left" (come lasciato) conforme sul certificato, senza riportare i dati "As Found" OOT, sta commettendo una violazione gravissima (e l'azienda che accetta quel certificato è complice).

Passo 2: Notifica e Avvio della Deviazione (L'Azione Documentale)

L'OOT è una deviazione GMP a tutti gli effetti.

1. Notifica Immediata: Il Calibration Manager (o chi per lui) deve notificare immediatamente:
• Quality Assurance (QA): Per l'apertura formale di una Deviazione/Investigazione.
• Responsabile di Reparto (Produzione/QC): L'utilizzatore dello strumento.
• Validation Manager: Per valutare l'impatto sullo stato di convalida dei processi che usano quello strumento.
2. Apertura Deviazione: Il QA avvia il flusso di gestione deviazioni. Il modulo deve registrare:
• ID dello strumento e ubicazione.
• Data ultima taratura valida.
• Data rilevazione OOT.
• Dati "As Found": Qual era il punto di taratura, qual era il limite, qual era il valore letto (l'errore esatto).

Passo 3: Valutazione dell'Impatto (L'Indagine Critica)

Questo è il cuore della gestione OOT e la parte più osservata dagli ispettori. L'obiettivo è rispondere alla domanda: Questo OOT ha impattato la qualità del prodotto?

1. Definire la Finestra di Rischio: Identificare il periodo in cui lo strumento ha fornito dati non affidabili. La finestra va:
• DAL: Data dell'ultima taratura valida (quando era sicuramente conforme).
• AL: Data della taratura OOT.
2. Identificare i Lotti Impattati: Estrarre l'elenco di tutti i lotti di prodotto (intermedi o finiti) che sono stati prodotti, testati o rilasciati utilizzando quello strumento nella finestra di rischio.
3. Valutare la Criticità (Risk Assessment):
• Lo strumento era critico? (Es. bilancia per API vs termometro ambiente).
• Di quanto era OOT? (Es. 0.1% su una bilancia vs 10%).
• In che direzione? (Es. una temperatura OOT più alta del reale in uno studio di stabilità è molto peggio di una più bassa).
• Il processo aveva margini di sicurezza? (Es. il processo era validato per operare tra 20°C e 30°C, e lo strumento OOT (errore +2°C) ha comunque garantito che si restasse entro i 28°C reali? Forse l'impatto è nullo).

Attenzione a: Non concludere mai "Nessun impatto" senza prove oggettive. "Nessun impatto" deve essere giustificato scientificamente (es. "l'errore di +0.5°C non ha impattato perché il setpoint era 25°C e il limite massimo del processo è 40°C").

Passo 4: Azioni Correttive sullo Strumento

Solo dopo aver completato la valutazione d'impatto (o aver raccolto tutti i dati "As Found" necessari), si può intervenire sullo strumento.

1. Riparazione/Regolazione: Si tenta di riparare o regolare lo strumento.
2. Taratura "As Left": Si esegue una nuova taratura completa post-intervento ("As Left").
3. Esito:
• OK: Lo strumento è ora conforme. Può essere rimesso in servizio (con una nuova etichetta di taratura valida).
• KO (Non riparabile): Lo strumento deve essere rottamato e sostituito.

Passo 5: Azioni Correttive/Preventive (CAPA)

L'indagine sulla deviazione deve includere la Root Cause Analysis (Analisi della Causa Radice) dell'OOT. Perché è successo?

• Causa: Deriva normale dello strumento (invecchiamento).
• Azione Preventiva (PA): Ridurre la frequenza di taratura (es. da 12 a 6 mesi).
• Causa: Utilizzo improprio da parte degli operatori (es. urti, pulizia aggressiva).
• Azione Correttiva (CA): Formare nuovamente gli operatori sulla gestione dello strumento.
• Causa: Strumento non idoneo all'ambiente (es. troppa umidità).
• CA: Sostituire lo strumento con un modello più robusto (IP65).
• Causa: Taratura precedente eseguita male.
• CA: Qualificare un nuovo fornitore di taratura.

Passo 6: Chiusura della Deviazione e Rilascio

L'atto finale è la chiusura formale della deviazione da parte del QA, che deve includere:

1. Riepilogo dell'indagine.
2. Valutazione d'impatto finale (es. "Lotti da 1 a 10 non impattati, come da giustificazione X", oppure "Lotto 11 da ritestare").
3. Stato dello strumento (es. "Riparato e ritarato", o "Sostituito").
4. Approvazione delle CAPA e loro scadenze.

📦 Best Practice GMP: Il "Risk-Based Approach" alla Frequenza

Il modo migliore per prevenire gli OOT è un piano di taratura basato sul rischio. Non tutti gli strumenti sono uguali.

• Strumenti Critici (Alto Rischio): Bilance API, sensori T° in autoclavi/stabilità, sonde pH per rilascio. Hanno un impatto diretto sulla qualità.
• Azione: Frequenza di taratura alta (es. 3-6 mesi) e verifiche intermedie (es. controllo giornaliero bilancia con peso certificato).
• Strumenti Non Critici (Basso Rischio): Manometri su linee ausiliarie, termometri ambiente in aree non critiche.
• Azione: Frequenza più bassa (es. 12-24 mesi).

Analizzare i trend di taratura: se uno strumento critico non mostra mai deriva per 3 anni, si può giustificare scientificamente un'estensione della frequenza. Se uno strumento (anche non critico) risulta OOT per due volte di fila, la frequenza va ridotta.

Checklist Operativa per la Gestione OOT

Usala per assicurarti di non saltare passaggi durante l'emergenza:

• [ ] Azione Immediata: Lo strumento è stato etichettato "FUORI SERVIZIO"?
• [ ] Azione Immediata: È stato impedito l'uso?
• [ ] Documentazione: È stata aperta una Deviazione formale in QA?
• [ ] Notifica: QA, Produzione/QC e Validation Manager sono stati informati?
• [ ] Indagine (Dati): Sono disponibili i dati "As Found" (errore esatto)?
• [ ] Indagine (Periodo): È stata definita la finestra di rischio (da ultima taratura OK a oggi)?
• [ ] Indagine (Lotti): È disponibile l'elenco dei lotti/attività impattati?
• [ ] Indagine (Impatto): È stata condotta e documentata l'analisi del rischio sui lotti (giustificazione scientifica)?
• [ ] Risoluzione: Lo strumento è stato riparato/sostituito?
• [ ] Risoluzione: È disponibile il certificato "As Left" conforme?
• [ ] CAPA: È stata identificata una Root Cause?
• [CAPA: Sono state definite Azioni Preventive per evitare la ricorrenza?
• [ ] Chiusura: La deviazione è stata chiusa formalmente dal QA?

Conclusione

Un OOT non è una colpa, è un dato. È la gestione di quel dato che fa la differenza tra un'azienda sotto controllo e un'azienda a rischio.

Trattare un Fuori Tolleranza con la stessa serietà di un Fuori Specifica (OOS) sul prodotto finito è l'approccio richiesto dagli ispettori e necessario per la sicurezza del paziente. Un processo strutturato in 6 passi, documentato rigorosamente, trasforma una crisi (l'OOT) in una dimostrazione di robustezza del Sistema Qualità.

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