Deviazioni, CAPA e Change Control: La Guida Pratica del QA Manager

Introduzione: Il Ciclo Vitale della Non Conformità

Nessun processo produttivo è perfetto, specialmente in un ambiente complesso come quello farmaceutico. Le deviazioni dalle procedure standard (GMP) accadono. La differenza tra un'azienda compliant e un'azienda a rischio di ispezione non sta nell'assenza di deviazioni, ma nel modo sistematico e rigoroso con cui queste vengono gestite.

Il cuore operativo del Quality Assurance Manager è la gestione di tre processi interconnessi: la Gestione delle Deviazioni, l'implementazione delle CAPA (Corrective and Preventive Actions) e la supervisione del Change Control. Padroneggiare questo ciclo non solo garantisce la compliance, ma guida il miglioramento continuo (ICH Q10). Questa è una guida pratica su come orchestrare queste tre funzioni vitali.

Fase 1: Gestire la Deviazione (Il Rilevamento)

Una deviazione è qualsiasi scostamento non pianificato da una procedura approvata, da una specifica o da uno standard GMP. Il primo passo è gestirla in modo controllato.

Step 1: Segnalazione e Tempestività Il QA Manager deve implementare una cultura in cui gli operatori non temono di segnalare gli errori. La segnalazione deve essere immediata.

Step 2: Contenimento e Valutazione dell'Impatto Iniziale Appena la deviazione è nota, il QA deve:

1. Contenere il problema: Mettere in quarantena il lotto/materiale impattato.
2. Valutare il rischio: Classificare la deviazione (es. Critica, Maggiore, Minore) in base al potenziale impatto sulla qualità del prodotto e sulla sicurezza del paziente.

Step 3: L'Investigazione (Root Cause Analysis - RCA) Questo è il passaggio più critico e quello dove le ispezioni FDA/EMA trovano più carenze. Non basta descrivere cosa è successo; bisogna capire perché è successo.

• Errore Comune: Fermarsi alla "causa umana" (es. "l'operatore ha sbagliato"). Questo è un sintomo, non una causa radice.
• Azione Corretta: Usare strumenti di RCA (come i 5 Perché, Diagramma di Ishikawa/Fishbone) per indagare più a fondo. Perché l'operatore ha sbagliato?
• La procedura (SOP) era poco chiara?
• La formazione (Training) era inadeguata?
• L'interfaccia della macchina (HMI) era fuorviante?
• L'ambiente (illuminazione, pressione) era inadatto?

Un'investigazione superficiale porterà inevitabilmente a problemi ricorrenti.

Fase 2: Implementare le CAPA (La Soluzione)

Una volta identificata la vera causa radice, il QA Manager definisce e supervisiona le CAPA.

Step 4: Definire l'Azione Correttiva vs. Preventiva C'è una differenza fondamentale:

• Azione Correttiva (CA): Risolve il problema immediato e la sua causa radice. (Es. "Correggere la SOP e ri-formare l'operatore sul nuovo flusso").
• Azione Preventiva (PA): Analizza se lo stesso problema (o simile) potrebbe verificarsi altrove e lo previene. (Es. "Verificare tutte le altre SOP simili e aggiornarle; estendere la formazione a tutti i reparti").

Best Practice GMP: Non Confondere Correzione con Azione Correttiva

• Correzione (o Rimedio): L'azione immediata per sistemare la non conformità. (Es. "Buttare il lotto contaminato"). Non risolve la causa.
• Azione Correttiva: L'azione per eliminare la causa della non conformità. (Es. "Riparare la guarnizione che ha causato la contaminazione").

Un ispettore che vede solo "Correzioni" e non "Azioni Correttive" sa che l'azienda sta solo tamponando i problemi, non risolvendoli.

Step 5: Il "Tasto Dolente": L'Effectiveness Check (Verifica di Efficacia) Implementare una CAPA non basta. Il QA Manager deve pianificare una verifica successiva (es. dopo 3-6 mesi) per confermare che l'azione abbia davvero risolto il problema alla radice e che la deviazione non si sia ripresentata. Una CAPA senza effectiveness check è una CAPA incompleta per un ispettore.

Il Processo Parallelo: Il Change Control (Gestione delle Modifiche)

Mentre le deviazioni sono non pianificate, i cambiamenti sono pianificati. Il Change Control è il sistema GMP per gestire qualsiasi modifica a processi, impianti, metodi, fornitori o sistemi computerizzati che possono impattare la qualità.

Step 1: Proposta e Classificazione Chiunque proponga una modifica (es. Produzione vuole un nuovo miscelatore) la formalizza tramite un Change Request. Il QA (spesso in un comitato detto Change Control Board) classifica il cambio (es. Maggiore/Minore).

Step 2: Valutazione dell'Impatto (Multifunzionale) Il QA orchestra la valutazione. Questa è un'attività di team:

• Validazione: Serve una (ri)validazione dell'impianto/processo?
• Produzione: La SOP deve essere riscritta?
• QC: I metodi analitici sono impattati?
• Regulatory Affairs (RA): Questa modifica richiede una variazione all'AIC (Autorizzazione Immissione in Commercio)?

Step 3: Approvazione ed Esecuzione Solo dopo che tutte le funzioni hanno valutato l'impatto e definito un piano d'azione, il QA Manager (o il Board) approva il change. Le azioni (es. validazione, sottomissione RA) vengono eseguite.

Step 4: Chiusura del Change Il QA verifica che tutte le azioni pianificate siano state completate e documentate prima di chiudere formalmente il change.

Errori Comuni e Come Gestire le Non Conformità

Dall'analisi dei casi reali [Sez. 11.1], emergono errori tipici che il QA Manager deve prevenire:

• Errore 1: Investigazioni OOS (Out of Specification) Carenti. Il QC trova un risultato OOS, ripete il test (spesso invalidando il primo) fino a ottenere un risultato conforme ("testing into compliance").
• Cosa fare (Soluzione): La SOP sugli OOS deve essere ferrea. L'investigazione di laboratorio (Fase 1) deve essere documentata prima di qualsiasi ri-test. Il QA Manager deve revisionare criticamente ogni invalidazione di OOS.
• Errore 2: CAPA Ricorrenti. L'ispettore apre il sistema CAPA e nota che la stessa deviazione (es. "documentazione incompleta") è stata registrata 20 volte nell'ultimo anno.
• Cosa fare (Soluzione): Questo è il sintomo di una Root Cause Analysis fallita. Il QA Manager deve usare i dati (KPI) per identificare i trend delle deviazioni ed escalare il problema, implementando azioni preventive sistemiche (es. passare a batch record elettronici) anziché solo correttive (es. "ri-formare l'operatore" per la ventesima volta).
• Errore 3: Change Control Retroattivo. La Produzione implementa una modifica e "poi" apre il Change Control per formalizzarla.
• Cosa fare (Soluzione): Tolleranza zero. Questa è una violazione GMP critica. Il QA Manager deve fermare il processo, aprire una deviazione formale e ri-formare il personale sul fatto che nessuna modifica può avvenire senza approvazione preventiva del QA.

Conclusione: Il QA come Architetto del Miglioramento

La gestione di Deviazioni, CAPA e Change Control è il motore del PQS. Un QA Manager efficace non è un "gendarme" che punisce gli errori, ma un architetto che usa gli errori (deviazioni) come dati di input per progettare un sistema migliore (CAPA) e gestisce l'evoluzione di quel sistema in modo controllato (Change Control).

Per checklist operative, esempi di non conformità ispettive e procedure modello per la gestione di deviazioni, root cause analysis e change control, la "Guida operativa al ruolo del QA Manager" di GuideGxP.com è lo strumento essenziale per ogni professionista della qualità.