Come applicare le ICH E Guidelines: guida operativa per QA/QP

Introduzione

Le ICH E Guidelines forniscono i requisiti globali per garantire la qualità negli studi clinici. Per QA e QP, il valore non è solo normativo ma altamente operativo: assicurare supervisione, gestione documentale, data integrity e risk-based management è essenziale per la compliance GCP. Questa guida step-by-step traduce i requisiti normativi in attività concrete.

Passo 1: Valutare il QMS dello sponsor

Prima di tutto, QA e QP devono verificare che il Quality Management System sia:

• allineato ai principi ICH E6(R3);
• basato sul rischio (QbD + QRM);
• completo di SOP aggiornate;
• supportato da piani di monitoraggio coerenti con la complessità dello studio.

Lo sponsor deve definire chiaramente ruoli, deleghe e processi decisionali. In assenza, il rischio di finding Major è elevato.

Passo 2: Verificare le deleghe e l’oversight della CRO

Ogni attività affidata a CRO o vendor deve essere:

• formalizzata contrattualmente;
• adeguatamente tracciata nel TMF;
• supervisionata tramite co-monitoring, review report, KPI e QTL.

Case study reali dimostrano che la mancanza di evidenze di oversight porta a deviazioni critiche immediate.

Passo 3: Controllare l’investigator e le sue deleghe

QA/QP devono assicurare che il sito disponga di:

• Investigator qualificato (CV, training GCP);
• Delegation Log aggiornato e proporzionato;
• processi chiari per SAE e SUSAR;
• gestione IP conforme e accountability completa.

Le ICH E Guidelines indicano che nessuna delega elimina la responsabilità finale del PI.

Passo 4: Garantire un TMF audit-ready

Checklist sintetica:

• documenti completi, versionati, accessibili;
• Essential Records aggiornati in tempo reale;
• evidenze di supervisione presenti;
• allineamento tra TMF sponsor e ISF;
• audit trail e record elettronici inclusi.

Un TMF incompleto è uno degli errori più contestati dagli ispettori EMA/MHRA.

Passo 5: Implementare il Risk-Based Quality Management

La guida spiega come applicare le fasi del QRM:

• identificazione del rischio;
• valutazione (probabilità, impact, detectability);
• mitigazione;
• monitoraggio;
• revisione periodica.

Strumenti utili per QA/QP:

• Quality Tolerance Limits (QTL);
• central monitoring;
• trigger per site escalation.

Passo 6: Gestire la Data Integrity

Controlli indispensabili:

• audit trail review pianificata e basata sul rischio;
• gestione utenti e privilegi;
• validazione dei sistemi (EDC, ePRO, eTMF, IRT);
• verifiche sui trasferimenti di dati;
• protezione del cieco.

Errori comuni:

• account condivisi,
• audit trail non revisionati,
• sistemi non validati,
• modifiche tardive non giustificate ai dati critici.

Come gestire una non conformità

Quando emerge una deviazione:

1. documentare immediatamente;
2. analizzare la root cause;
3. valutare l’impatto su safety e integrità del dato;
4. implementare CAPA misurabili;
5. aggiornare SOP o training se necessario.

Best Practice GMP per QA/QP

• “Inspection mindset”: TMF sempre pronto.
• Sincronizzare aggiornamenti di protocollo e sistemi elettronici.
• Controllare regolarmente le RSI e la gestione safety.
• Assicurarsi che audit trail rilevanti siano nel TMF.
• Richiedere training specifico su QRM e data governance.

Scenario reale

Uno sponsor riceve una Major finding: TMF incompleto e oversight CRO non documentato.
Intervento QA/QP:

• ricostruzione della documentazione mancante;
• definizione di KPI qualità;
• revisione di contratti e deleghe;
• aggiornamento del Monitoring Plan.
  Conclusione: lo studio rientra in compliance in 3 mesi.

Conclusione

Le ICH E Guidelines diventano strumenti operativi quando applicate correttamente. QA e QP, con un approccio strutturato e risk-based, possono assicurare studi clinici solidi, sicuri e pienamente audit-ready. Approfondisci con la guida completa su GuideGxP.com