Come preparare un CTD/eCTD conforme alle ICH M Guidelines: guida operativa

Introduzione

Preparare un dossier CTD/eCTD secondo le ICH M Guidelines richiede metodo, struttura e attenzione ai dettagli. Errori apparentemente minori (naming convention, metadati, specifiche incomplete, dati di stabilità insufficienti) possono generare Refuse-to-File, domande FDA/EMA o ritardi critici nei tempi di approvazione.

Fase 1: Impostazione del MODULO 1

• Preparare cover letter chiara e concisa
• Completare l’eAF (UE) o FDA Form 356h
• Inserire SmPC, FI, etichettatura (seguendo QRD o PI)
• Caricare certificati GMP, RMP, dichiarazioni esperti
• Verificare che la struttura segua esattamente quella regionale

Attenzione a…
Il Modulo 1 è spesso causa di refusal quando mancano documenti obbligatori (fee, certificati, eAF compilato correttamente).

Fase 2: Modulo 2 – Riassunti tecnici

• Scrivere QOS in parallelo alla stesura del Modulo 3
• Inserire overview clinica e non clinica con interpretazione dei dati
• Garantire coerenza numerica con i moduli 3–5
• Includere sintesi dei dati BE e stabilità

Errori comuni:

• copy/paste dai moduli principali → genera incoerenze
• overview troppo descrittiva e poco interpretativa

Fase 3: Modulo 3 – Qualità (CMC)

Attività operative:

• Preparare S e P in conformità a M4Q
• Inserire processi, convalide, specifiche, impurità, packaging
• Presentare stabilità secondo ICH Q1A/Q1E
• Usare tabelle chiare per metodi, risultati, impurità
• Allineare DMF/CEP se presenti

Best Practice GMP:

• CQA e CPP identificati chiaramente
• Giustificare ogni limite di specifica
• Presentare stabilità con trend analysis e motivazione shelf-life

 Fase 4: Modulo 4 – Studi Non Clinici

• Allegare report GLP con dichiarazione QA
• Ordinare studi secondo M4S
• Usare node extension (EMA) quando serve
• Verificare coerenza con overview 2.4/2.6

Fase 5: Modulo 5 – Studi Clinici

• Seguire M4E(R2) e ICH E3
• Includere CSR pivotali, ADME, fase I, BE
• Allegare sinossi, appendici, dataset
• Verificare coerenza dati con Modulo 2.7

Fase 6: Conversione in eCTD

• Naming convention chiara
• Leaf title descrittivi
• Node extension dove utile (EMA)
• STF per FDA
• Hyperlink solo interni
• Verifica metadati envelope

Gestione delle non conformità

Se emergono criticità:

• Aggiornare i leaf con operazione “replace”
• Documentare deviazioni nell’RFI package
• Coordinarsi con QA per impatti sulla change control
• Preparare giustificazioni chiare a supporto

Checklist operativa sintetica

• QOS coerente con Modulo 3
• Studi BE completi con 90% CI
• Stabilità ≥12 mesi real-time
• Processo descritto con CPP/CQA
• Etichettatura conforme QRD/PI
• CSR E3 completi
• XML backbone validato

Caso d’uso

Un’azienda presenta un generico con stabilità di soli 6 mesi. EMA concede solo 12 mesi di shelf-life anziché 24, richiedendo ulteriori dati post-approvazione: un classico esempio di documentazione non completa.

Conclusione 

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