OOT-Management (Out of Tolerance): Der Operative 6-Schritte-Leitfaden

Der Albtraum des Calibration Managers

Es gibt ein Akronym, das jeder Calibration Manager, QA Manager und jede Qualified Person fürchtet: OOT – Out of Tolerance.

In der pharmazeutischen Industrie ist eine Kalibrierung kein bürokratischer Akt, sondern die Garantie dafür, dass der angezeigte Wert – Temperatur, Gewicht, pH – die physikalische Realität korrekt widerspiegelt.
Wenn ein Techniker während der periodischen Kalibrierung feststellt, dass ein Gerät außerhalb der Toleranz liegt (OOT), also Werte liefert, die die akzeptablen Grenzen überschreiten, entsteht sofort ein potenzielles Compliance-Risiko.

Die entscheidende Frage lautet:
Welche Produktionschargen wurden mit fehlerhaften Messwerten freigegeben?

Ein OOT-Ereignis zu managen bedeutet weit mehr, als das Gerät zu reparieren. Es ist ein kritischer GMP-Prozess mit Auswirkungen auf Validierung, Compliance und letztlich auf die Patientensicherheit. Ein panisches oder oberflächliches Vorgehen führt fast garantiert zu behördlichen Beanstandungen (FDA 483, Warning Letters, EU-Inspektionsberichte).

Hier folgt ein praxisnaher 6-Schritte-Leitfaden, vollständig GMP-konform (ICH Q7, 21 CFR 211).

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Schritt 1: Sperren und Kennzeichnen (Sofortmaßnahme)

Sobald der Techniker den OOT-Status im As Found-Zustand feststellt:

Gerät sofort aus dem Betrieb nehmen

Das Gerät darf nicht weiter genutzt werden.

Kennzeichnung

Ein deutlich sichtbarer Hinweis muss angebracht werden:

• „AUSSER BETRIEB – OOT“
• „KALIBRIERUNG FEHLGESCHLAGEN – NICHT VERWENDEN“

Dies verhindert eine irrtümliche Nutzung in Produktion oder QC.

Keine sofortige Justierung

Das Gerät darf nicht vor Abschluss der OOT-Analyse eingestellt oder repariert werden.
Das „As Found“-Ergebnis ist essenziell für die spätere Bewertung.

⚠️ Achtung:
Wenn ein externer Techniker das Gerät direkt nachjustiert und nur ein „As Left“-Zertifikat ausstellt, ohne die OOT-Werte „As Found“ zu dokumentieren, ist das ein schwerwiegender GMP-Verstoß.

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Schritt 2: Meldung und Eröffnung einer Abweichung

Ein OOT ist immer eine GMP-Abweichung.

Sofort benachrichtigen:

• QA (Eröffnung der formalen Abweichung / Investigation)
• Produktions- oder QC-Leiter
• Validation Manager

Inhalte der Abweichung:

• Geräte-ID, Standort
• Letzte gültige Kalibrierung
• Datum der OOT-Feststellung
• „As Found“-Werte:
  Sollwert – Grenzwert – tatsächlicher Messwert – Fehlergröße

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Schritt 3: Impact Assessment (Kern der OOT-Untersuchung)

Dies ist der kritischste Schritt – und derjenige, der von Inspektoren am genauesten geprüft wird.

3.1: Bestimmung des Risikozeitraums

Von:

• Letzter gültiger Kalibrierung
  Bis:
• OOT-Feststellung

3.2: Identifikation betroffener Chargen

Alle Chargen, die in dieser Zeit mit dem Gerät gemessen, geprüft oder freigegeben wurden.

3.3: Risikobewertung (Risk Assessment)

Prüffragen:

• War das Gerät kritisch?
• Wie groß war die Abweichung? (0,1 % vs. 10 % Fehler)
• In welche Richtung? (z. B. T° höher als real → kritischer für Stabilität)
• Lag der Prozess trotz OOT noch innerhalb gültiger spezifizierter Grenzen?

⚠️ Wichtig:
Eine Aussage wie „Kein Einfluss“ ist nicht zulässig, außer sie ist wissenschaftlich begründet und dokumentiert.

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Schritt 4: Korrekturmaßnahmen am Gerät

Erst nach der kompletten OOT-Analyse:

Reparatur oder Justierung

Das Gerät wird repariert oder neu eingestellt.

Kalibrierung „As Left“

Eine vollständige Nachkalibrierung zeigt:

• OK: Gerät kann wieder in Betrieb genommen werden.
• Nicht OK: Gerät entziehen, ausmustern und ersetzen.

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Schritt 5: CAPA – Ursachenanalyse und Prävention

Die OOT-Abweichung muss eine Root Cause Analysis enthalten:

Beispiele & zugehörige CAPA:

• Normale Drift / Alterung:
  → Häufigere Kalibrierung (z. B. alle 6 statt 12 Monate)
• Unsachgemäße Handhabung durch Personal:
  → Schulung erneuern
• Ungeeignetes Gerät für das Umfeld:
  → Robusteres Gerät anschaffen
• Fehlerhafte oder unvollständige frühere Kalibrierung:
  → Lieferantenqualifizierung überprüfen / neuen Anbieter auswählen

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Schritt 6: Abschluss der Abweichung

Die QA schließt die Abweichung formal mit:

• Zusammenfassung der Untersuchung
• Finale Impact-Bewertung
• Entscheidung über betroffene Chargen
• Dokumentation der Reparatur / des Austauschs
• Genehmigte CAPA mit Fälligkeiten

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Best Practice: Risikobasierte Kalibrierstrategie

Hochkritische Geräte

• Waagen für API
• Temperatursonden für Autoklaven/Stabilität
• pH-Meter für Produktfreigabe

→ Häufige Kalibrierung (3–6 Monate) + tägliche Funktionskontrollen

Weniger kritische Geräte

• Manometer an Hilfsleitungen
• Raumthermometer in nicht kritischen Bereichen

→ 12–24 Monate angemessen

Trendanalyse

• Keine Drifts → Frequenz kann verlängert werden
• Wiederholte OOT → Frequenz muss reduziert werden

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OOT-Checkliste

• ☐ Gerät isoliert und als OOT gekennzeichnet
• ☐ Gerät gesperrt
• ☐ Abweichung eröffnet
• ☐ QA, Produktion/QC, Validation informiert
• ☐ „As Found“-Daten dokumentiert
• ☐ Risikozeitraum definiert
• ☐ Betroffene Chargen identifiziert
• ☐ Impact Assessment durchgeführt
• ☐ Gerät repariert / ersetzt
• ☐ „As Left“-Kalibrierung vorhanden
• ☐ Root Cause bestimmt
• ☐ CAPA definiert
• ☐ Abweichung formal geschlossen

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Fazit

Ein OOT ist kein Fehler – sondern ein kritischer Datenpunkt.
Die Art und Weise, wie das Unternehmen darauf reagiert, zeigt die wahre Stärke des Qualitätssystems.

Ein strukturierter 6-Schritte-Prozess macht aus einem Compliance-Risiko eine Demonstration operativer Exzellenz.

Für vollständige SOP-Vorlagen, Validierungsworkflows und Audit-Checklisten empfiehlt sich die „Leitfaden für Validation & Calibration Manager“ auf GuideGxP.com.