Audits des BPF : Comment préparer votre service de pharmacovigilance aux inspections

L'inspection GVP n'est pas une question de « si », mais de « quand ».

Pour une personne qualifiée en pharmacovigilance (PQPP), la notification d'une inspection par une autorité réglementaire (telle que l'Agence italienne du médicament (AIFA) ou une autre autorité européenne coordonnée par l'Agence européenne des médicaments (EMA)) représente un moment de forte pression professionnelle. Les inspections de pharmacovigilance (IPV), encadrées par le module III de l'IPV, ne sont plus exceptionnelles ; elles constituent désormais une composante standard du contrôle réglementaire.

L’objectif de l’inspecteur n’est pas de « prendre l’entreprise en flagrant délit », mais de vérifier l’existence d’un système de pharmacovigilance fonctionnel, efficace et conforme à la réglementation, dont le but ultime est de protéger la santé publique.

Être « prêt pour une inspection » ne signifie pas se préparer frénétiquement deux semaines avant l'audit. Cela implique de maintenir une conformité continue. Le responsable de production est chargé de garantir la conformité aux BPF sur la ligne de production ; le responsable QPPV est chargé de garantir la conformité aux BPF dans l'ensemble du système de gestion de la sécurité. Voyons comment se préparer et ce qu'il faut éviter.

Que recherchent les inspecteurs de l'EMA et de l'AIFA ? Le triptyque de la conformité PV

Un inspecteur des BVP se concentrera sur trois piliers clés, le « trio gagnant » de la pharmacovigilance, pour évaluer l'état de santé de votre système.

1. Le système (le PSMF)

Le fichier maître du système de pharmacovigilance (PSMF) sert de feuille de route. L'inspecteur l'utilisera pour s'orienter au sein de votre organisation. Première vérification : cette feuille de route est-elle exacte ?

• Mise à jour : Le PSMF reflète-t-il la réalité opérationnelle actuelle ? Les organigrammes sont-ils exacts ? La liste des procédures opérationnelles standard (SOP) est-elle à jour ?
• Exhaustivité : Toutes les sections requises par le module II du GVP sont-elles présentes ?
• Supervision du QPPV : Le QPPV démontre-t-il sa connaissance et son utilisation du PSMF ?

2. Processus (ICSR, Signaux, PSUR)

C’est à ce stade que l’efficacité opérationnelle est évaluée. Les inspecteurs prélèvent des échantillons de données (un processus appelé « traçage ») pour vérifier les flux.

• Gestion des déclarations d'incidents (ICSR) : Les cas (en particulier les plus graves) ont-ils été traités, évalués et transmis à EudraVigilance dans les délais légaux (par exemple, 15 jours) ? Les indicateurs clés de performance (KPI) de conformité seront surveillés.
• Gestion de la signalisation : L’entreprise dispose-t-elle d’un processus proactif de détection des signaux ? Ou se contente-t-elle de réagir aux demandes des autorités ? L’inspecteur demandera à consulter les rapports et évaluations de détection des signaux.
• Rapports périodiques de sécurité préventive (RPSP) et mesures de minimisation des risques (MMR) : Les RPSP sont-ils soumis à temps ? Les mesures de minimisation des risques (MMR) ont-elles été mises en œuvre comme prévu ?

3. Supervision (Le rôle du QPPV)

C’est le point le plus crucial. L’inspecteur doit être convaincu que le QPPV exerce effectivement le contrôle et l’autorité sur le système.

• Autorité : Le QPPV dispose-t-il d'une autorité suffisante pour influencer la direction ?
• Implication : Le QPPV est-il impliqué dans les décisions clés (par exemple, les modifications de la base de données, la gestion des signaux critiques, l'approbation SDEA) ?
• Connaissances : Le QPPV est-il au courant de ce qui se passe dans les filiales locales ou chez les partenaires externes ?

Constatations courantes des audits GVP : 5 erreurs à éviter

L’analyse des rapports d’inspection publics des GVP révèle des schémas récurrents de non-conformité (constatations critiques ou majeures).

1. Non-conformité du PSMF : Constat le plus fréquent. Le PSMF est incomplet, obsolète ou (pire encore) décrit un système idéal qui ne correspond pas à la pratique opérationnelle.
2. Retards dans la déclaration des incidents graves (ICSR) : non-respect systématique du délai de 15 jours pour les ICSR graves. Ce problème est souvent dû à la lenteur des échanges avec les filiales ou partenaires locaux (SDEAs peu performants).
3. Mauvaise qualité des données : cas en double, cas incomplets, absence de suivi et codage MedDRA incorrect. Ces éléments compromettent la capacité à détecter les signaux avec précision.
4. Gestion inefficace des partenaires (SDEA) : les accords d’échange de données de sécurité (SDEA) conclus avec les partenaires et distributeurs sont vagues, non signés ou (plus grave encore) non respectés. L’entreprise ne procède à aucun rapprochement avec ses partenaires.
5. Détection de signaux faibles ou absents : L’entreprise ne dispose pas d’un processus proactif documenté pour l’analyse des signaux, ou bien elle procède « au feeling » sans méthodologie traçable.

Préparation à l'audit : 10 étapes pour obtenir la certification QPPV

Être « prêt » signifie disposer d’un système qualité GVP fonctionnel. Utilisez cette liste de contrôle pour une auto-évaluation :

1. Procédures opérationnelles normalisées mises à jour : Toutes les procédures (GVP) sont-elles examinées, approuvées et le personnel est-il formé ?
2. Dossiers de formation : Les dossiers de formation (y compris QPPV et adjoint) sont-ils complets et à jour ?
3. PSMF « Miroir » : Le PSMF a-t-il été révisé au cours des 6 derniers mois et reflète-t-il la réalité à 100 % ?
4. Indicateurs clés de performance (KPI) prêts : Vos indicateurs clés de performance en matière de conformité (rapports ICSR, PSUR) des 12 derniers mois sont-ils prêts à être affichés ?
5. Liste des SDEA : Disposez-vous d’une liste complète de tous les partenaires ayant signé des SDEA et de leurs dates de révision ?
6. Journal d'audit : Disposez-vous d'une liste des audits GVP internes et externes (y compris les rapports et les CAPA) ?
7. État des CAPA : Toutes les CAPA (issues d’audits, d’écarts, etc.) sont-elles suivies et clôturées (ou à temps) ?
8. Rapports de signal : Pouvez-vous récupérer rapidement les rapports de détection de signal des 6 derniers mois ?
9. Validation de la base de données : Le rapport (ou le résumé) de validation de la base de données de sécurité est-il disponible ?
10. Continuité des activités : Le plan de secours pour QPPV et le système (reprise après sinistre) sont-ils testés et fonctionnels ?

Erreur ou action : gérer une découverte critique

Lors d'un audit, l'inspecteur découvre un problème grave. La réaction du responsable de la vérification des pratiques commerciales (QPPV) détermine souvent la gravité de la constatation finale.

Scénario d'erreur : L'inspecteur, analysant le flux d'un partenaire (CRO), constate que ce dernier a reçu 10 cas graves concernant l'un de vos produits il y a 30 jours, mais ne vous les a pas encore transmis. Votre indicateur de performance clé (KPI) de reporting (basé uniquement sur vos données) est de 100 %.

• Action incorrecte (défensive) : « C’est la faute du CRO. Notre SDEA exige qu’ils les envoient sous 7 jours. C’est leur faute, pas la nôtre. Nous ne pouvons pas contrôler leurs actions. »
• Pourquoi c'est une erreur : Cela témoigne d'un manque de supervision . La responsabilité finale incombe au titulaire de l'autorisation de mise sur le marché (et à son responsable de la pharmacovigilance), et non à l'organisme de recherche sous contrat.
• Action CORRECTE (Responsable) :
1. Accepter : « Merci d'avoir souligné cette anomalie. Il s'agit d'une découverte importante que nous n'avions pas relevée. »
2. Mesures de confinement (immédiates) : « Nous allons immédiatement demander à l’organisme de recherche sous contrat de nous transmettre ces 10 cas ainsi qu’un rapport sur tout autre cas manquant. Nous vérifierons l’impact sur le profil de sécurité. »
3. Analyse des causes profondes : « Notre processus de rapprochement avec le CRO ne fonctionne manifestement pas. Nous devons enquêter sur les raisons pour lesquelles notre SDEA n’a pas été respectée et pourquoi nos contrôles n’ont pas permis de détecter le problème. »
4. CAPA (Proposition) : « Nous proposons (1) de soumettre les dossiers immédiatement ; (2) d'effectuer un rapprochement complet dans les 48 heures ; (3) de programmer un audit urgent auprès du CRO ; (4) de réviser la procédure opérationnelle standard de gestion des partenaires afin d'inclure un rapprochement mensuel obligatoire avec des preuves documentaires. »

Cette approche témoigne d'une prise en charge du problème, d'une compréhension du risque et d'un plan d'action solide, atténuant ainsi l'impact de la constatation.

Conclusion

Les inspections GVP constituent un test de robustesse. Un organisme de vérification des pratiques commerciales (QPPV) qui gère son système de manière transparente, surveille ses performances à l'aide d'indicateurs clés de performance (KPI) fiables et utilise le cadre de gestion des pratiques commerciales (PSMF) comme outil de gestion actif n'a rien à craindre. L'audit devient alors une occasion d'échanges constructifs et d'amélioration continue du système.

Préparez votre entreprise aux audits. Pour maîtriser les modules I, II, III et IX des BPP et vous préparer à toute inspection, consultez le guide complet «  Le rôle du responsable de la pharmacovigilance (QPPV) et de son équipe » sur GuideGxP.com.