Guide pratique du PSMF : Comment structurer votre dossier de système de pharmacovigilance

Le PSMF n'est pas qu'un simple document, c'est le système.

Pour toute entreprise de pharmacovigilance, le dossier maître du système de pharmacovigilance (PSMF) est le document le plus important. Il ne s'agit pas d'un simple dossier à archiver, mais de la véritable « carte d'identité » du système de pharmacovigilance de l'entreprise. Obligatoire en vertu de la réglementation européenne (et détaillé dans le module II des BPF), le PSMF décrit dans un document unique comment l'entreprise remplit ses obligations en matière de pharmacovigilance.

Lors d'une inspection GVP, le PSMF est presque toujours le premier document demandé par l'autorité compétente (qui s'attend à le recevoir dans les 7 jours suivant la demande). Un PSMF incomplet, obsolète ou inexact constitue le premier et le plus grave signal d'alarme pour un inspecteur.

Mais comment construire un PSMF robuste, maintenable et prêt pour l'inspection ? Et comment l'utiliser comme un outil de gestion actif, plutôt que comme une simple formalité administrative ? Ce guide pratique analyse la structure et la gestion opérationnelle du fichier maître.

Structure du PSMF : Éléments à inclure (Deuxième module du GVP II)

Le module II du GVP fournit une table des matières détaillée pour le PSMF. Bien que sa structure puisse être adaptée, elle doit comporter des sections claires couvrant les domaines suivants.

Section 1 : Le QPPV

Cette section est la section « Qui ». Elle doit clairement identifier le QPPV désigné.

• Données personnelles et coordonnées : Nom, prénom et informations de contact 24h/24 et 7j/7 (téléphone, courriel).
• Résumé du CV : Doit démontrer que le QPPV possède les qualifications et l'expérience nécessaires.
• Responsabilités : Un résumé des principales responsabilités (souvent un rappel au module I du GVP).
• Système de secours : Description du système de secours, y compris les détails du ou des adjoints QPPV.

Section 2 : La structure organisationnelle

Cette section explique « où » et « comment » le QPPV s'intègre dans l'activité.

• Organigrammes : Doivent indiquer la position du QPPV dans l'entreprise, ses rapports (hiérarchiques et fonctionnels) et ses relations avec les autres fonctions (AQ, AR, Médical).
• Équipe de pharmacovigilance : Description de la structure de l'équipe (centrale et locale/affiliée), y compris les rôles clés (par exemple, médecin de sécurité, gestionnaire de cas, gestionnaire de signaux).
• Tiers : Une liste de toutes les activités de PV susceptibles d'être externalisées (par exemple à une CRO) et des accords connexes (SDEA).

Section 3 : Sources des données de sécurité

Nous décrivons ici « ce qui » est collecté.

• Flux de collecte de données : Comment l’entreprise collecte les données (signalements spontanés de médecins/patients, littérature scientifique, études cliniques, études post-autorisation, partenaires commerciaux).
• Liste des produits : Une liste complète de tous les médicaments (avec AMM) couverts par le système de pharmacovigilance.

Section 4 : Systèmes d'information (Bases de données)

Le « comment » technologique.

• Description de la base de données : Quel logiciel de sécurité est utilisé (par exemple, Argus, ARISg).
• Validation : Un résumé de l'état de validation de la base de données (essentiel pour les inspecteurs).
• EudraVigilance : Description de la manière dont l’entreprise interagit avec EudraVigilance pour la production de rapports (passerelle, EVWEB).

Section 5 : Principaux processus de pharmacovigilance

Le « Que faire » opérationnel.

• Gestion des ICSR : Description du déroulement d'un cas (réception, triage, saisie des données, évaluation médicale, rapport).
• Gestion des signaux : Comment l’entreprise effectue la détection (méthodologie, fréquence, outils statistiques) et l’évaluation des signaux.
• Gestion des risques : Comment les plans de gestion des risques et les mesures de minimisation des risques sont élaborés et suivis.
• Gestion des PSUR : planification et rédaction des rapports périodiques de sécurité.

Section 6 : Performances du système

« Comment nous mesurons » l’efficacité.

• Indicateurs clés de performance (ICP) : Cette section est essentielle. Elle doit inclure des indicateurs clés, tels que le respect des délais de déclaration (par exemple, le pourcentage de déclarations d’effets indésirables graves soumises dans les 15 jours), la qualité des données et la soumission en temps voulu des rapports périodiques de sécurité des médicaments (PSUR).
• Système qualité (audit) : Un résumé du système qualité appliqué au PV.

Section 7 : Annexes

Les pièces jointes contiennent les informations « en temps réel », c'est-à-dire celles qui changent le plus fréquemment.

• Journal des modifications : Un registre de toutes les modifications apportées au PSMF.
• Liste des SOP : La liste complète (index) de toutes les procédures opérationnelles de pharmacovigilance.
• Audits : Liste des audits GVP (internes et externes) réalisés et planifiés.
• KPI : Rapports actualisés des indicateurs de performance.
• Formation : Dossiers de formation du personnel clé en matière de VP (y compris QPPV).

Attention aux erreurs courantes dans la gestion des PSMF

Un PSMF faible présente presque toujours les mêmes problèmes, qui constituent des « signaux d'alarme » pour les inspecteurs :

1. PSMF « Inutilisé » : Ce document est rédigé une seule fois et n’est jamais mis à jour. L’organigramme date de deux ans, la liste des procédures opérationnelles standard (POS) ne correspond plus à celles en vigueur et les indicateurs clés de performance (KPI) sont manquants. Le PSMF doit être mis à jour en permanence .
2. Absence de supervision par le QPPV : Le PSMF est géré par un responsable subalterne ou par l’assurance qualité, et le QPPV n’en connaît pas les détails. L’inspecteur le constate en posant au QPPV des questions précises sur le contenu.
3. Données de performance manquantes ou « ajustées » : la section des indicateurs clés de performance (KPI) est vide ou affiche un taux de conformité irréaliste de 100 %. L’absence de ces indicateurs suggère que le système n’est pas surveillé.
4. Descriptions génériques : Le PSMF copie et colle les GVP (« L’entreprise effectue une détection de signaux… »), mais ne décrit pas comment elle le fait en pratique (par exemple : « Nous utilisons une analyse statistique (PRR) sur notre base de données validée « X » sur une base mensuelle, discutée au sein du comité de sécurité Y… »).

Encadré des meilleures pratiques : Le PSMF comme outil de revue de direction

Les responsables de la pharmacovigilance les plus expérimentés n'utilisent pas le PSMF uniquement à des fins d'inspection. Ils s'en servent comme outil de réflexion pour la revue de direction du système de pharmacovigilance. Les annexes (indicateurs clés de performance, audits, écarts, formations) constituent le tableau de bord présenté à la direction pour :

• Démontrer la conformité (ou les lacunes).
• Identifier les zones à risque (par exemple, la baisse du respect des obligations de déclaration).
• Demander des ressources (par exemple : « Les indicateurs clés de performance montrent une surcharge, il faut embaucher un gestionnaire de dossiers »).
• Suivre l'amélioration continue.

Liste de contrôle opérationnelle : Votre PSMF est-il prêt pour l'inspection ?

Utilisez cette liste de contrôle rapide (basée sur le module II du GVP) pour une auto-évaluation :

• QPPV : Les CV et les coordonnées du propriétaire et du représentant de QPPV sont-ils à jour ?
• Organigramme : Reflète-t-il la structure réelle de l'entreprise aujourd'hui ?
• Externalisation : La liste des CRO/partenaires et de leurs SDEA est-elle complète ?
• Base de données : L'état de validation de la base de données de sécurité est-il documenté ?
• Processus : Les flux (ICSR, signaux) décrits correspondent-ils aux SOP en vigueur ?
• SOP : L’index SOP du PSMF correspond-il à la liste principale ?
• Performance : Les indicateurs clés de performance (KPI), notamment les rapports de conformité, sont-ils présents, à jour et honnêtes ?
• Audit : Le journal d'audit GVP (interne/externe) a-t-il été mis à jour avec les derniers rapports ?
• Mise à jour : Le document a-t-il été entièrement révisé (au moins formellement) au cours de la dernière année ?
• Accessibilité : Pouvez-vous récupérer et fournir le PSMF complet (y compris les pièces jointes) dans un délai de 7 jours ?

Conclusion

La gestion du PSMF est une responsabilité essentielle du QPPV et de son équipe. Ce document exige une mise à jour constante et une approche rigoureuse. Correctement tenu, il ne représente pas une contrainte, mais le meilleur outil dont dispose le QPPV pour gérer son système, démontrer sa conformité et favoriser l'amélioration continue.

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