Écarts, CAPA et contrôle des changements : le guide pratique du responsable QA

Introduction : Le cycle de vie de la non-conformité

Aucun processus de fabrication n'est parfait, surtout dans un environnement complexe comme l'industrie pharmaceutique. Des écarts par rapport aux procédures standard (BPF) surviennent. La différence entre une entreprise conforme et une entreprise exposée à un risque d'inspection ne réside pas dans l'absence d'écarts, mais dans la manière systématique et rigoureuse dont ils sont gérés.

Le cœur opérationnel du responsable assurance qualité réside dans la gestion de trois processus interdépendants : la gestion des écarts , la mise en œuvre des actions correctives et préventives (CAPA) et le pilotage du contrôle des changements . La maîtrise de ce cycle garantit non seulement la conformité, mais favorise également l’amélioration continue (ICH Q10). Ce guide pratique explique comment orchestrer ces trois fonctions essentielles.

Phase 1 : Gestion de l'écart (La détection)

Un écart est tout écart non planifié par rapport à une procédure, une spécification ou une norme BPF approuvée. La première étape consiste à le gérer de manière contrôlée.

Étape 1 : Signalement et rapidité Le responsable de l’assurance qualité doit instaurer une culture où les opérateurs n’hésitent pas à signaler les erreurs. Le signalement doit être immédiat.

Étape 2 : Confinement et évaluation initiale de l’impact Une fois l’écart constaté, l’assurance qualité doit :

1. Contenir le problème : Mettre en quarantaine le lot/matériau concerné.
2. Évaluer le risque : Classer l'écart (par exemple, critique, majeur, mineur) en fonction de son impact potentiel sur la qualité du produit et la sécurité des patients.

Étape 3 : L’enquête (analyse des causes profondes – RCA). Il s’agit de l’étape la plus cruciale, celle où les inspections de la FDA/EMA révèlent le plus de défaillances. Il ne suffit pas de décrire ce qui s’est passé ; il faut comprendre pourquoi cela s’est produit.

• Erreur fréquente : s’arrêter à la « cause humaine » (par exemple : « l’opérateur a fait une erreur »). Il s’agit d’un symptôme, et non de la cause profonde.
• Action corrective : Utiliser les outils d’analyse des causes profondes (RCA) (tels que la méthode des 5 pourquoi, le diagramme d’Ishikawa/en arêtes de poisson) pour approfondir l’enquête. Pourquoi l’opérateur a-t-il commis une erreur ?
• La procédure (SOP) était-elle imprécise ?
• La formation était-elle insuffisante ?
• L'interface machine (IHM) était-elle trompeuse ?
• L'environnement (éclairage, pression) était-il inadapté ?

Une enquête superficielle conduira inévitablement à des problèmes récurrents.

Phase 2 : Mise en œuvre des CAPA (La solution)

Une fois la véritable cause du problème identifiée, le responsable QA définit et supervise les actions correctives et préventives (CAPA).

Étape 4 : Définir l’action corrective par rapport à l’action préventive. Il existe une différence fondamentale :

• Action corrective (AC) : Résout le problème immédiat et sa cause profonde. (Exemple : « Corriger la procédure opératoire standard et former à nouveau l’opérateur au nouveau flux. »)
• Action préventive (AP) : Analyser si le même problème (ou un problème similaire) pourrait se produire ailleurs et le prévenir. (Par exemple : « Vérifier toutes les autres procédures opérationnelles standard similaires et les mettre à jour ; étendre la formation à tous les services. »)

Bonnes pratiques de fabrication : Ne confondez pas correction et action corrective.

• Correction (ou mesure corrective) : Action immédiate visant à remédier à la non-conformité (par exemple : « Rejeter le lot contaminé »). Elle ne traite pas la cause.
• Action corrective : l’action entreprise pour éliminer la cause de la non-conformité (par exemple : « Réparer le joint qui a causé la contamination. »).

Un inspecteur qui ne voit que des « corrections » et non des « mesures correctives » sait que l'entreprise ne fait que masquer les problèmes au lieu de les résoudre.

Étape 5 : Le point critique : le contrôle d’efficacité. La mise en œuvre d’une action corrective et préventive (CAPA) ne suffit pas. Le responsable qualité doit planifier un contrôle de suivi (par exemple, après 3 à 6 mois) afin de confirmer que l’action a bien résolu le problème à la source et que l’écart ne s’est pas reproduit. Pour un inspecteur, une CAPA sans contrôle d’efficacité est une CAPA incomplète.

Le processus parallèle : contrôle des changements

Les écarts ne sont pas planifiés , contrairement aux changements. La gestion des changements est le système des BPF permettant de gérer toute modification des processus, des installations, des méthodes, des fournisseurs ou des systèmes informatisés susceptible d'avoir un impact sur la qualité.

Étape 1 : Proposition et classification Toute personne proposant une modification (par exemple, la production souhaite un nouveau mélangeur) la formalise par le biais d’une demande de modification . L’assurance qualité (souvent au sein d’un comité appelé comité de contrôle des modifications ) classe la modification (par exemple, majeure/mineure).

Étape 2 : Évaluation d’impact (multifonctionnelle) L’assurance qualité orchestre l’évaluation. Il s’agit d’une activité d’équipe.

• Validation : Une (re)validation de l'installation/du procédé est-elle nécessaire ?
• Production : La procédure opérationnelle standard doit-elle être réécrite ?
• CQ : Les méthodes analytiques sont-elles affectées ?
• Affaires réglementaires (AR) : Ce changement nécessite-t-il une modification de l'AIC (autorisation de mise sur le marché) ?

Étape 3 : Approbation et exécution. Ce n’est qu’après que toutes les fonctions concernées ont évalué l’impact et défini un plan d’action que le responsable AQ (ou le conseil d’administration) approuve la modification. Les actions (par exemple, validation, soumission de l’autorisation de mise sur le marché) sont alors exécutées.

Étape 4 : Clôture du changement L'assurance qualité vérifie que toutes les actions prévues ont été réalisées et documentées avant de clôturer officiellement le changement.

Erreurs courantes et gestion des non-conformités

L’analyse de cas réels [Section 11.1] fait ressortir des erreurs typiques que le responsable QA doit prévenir :

• Erreur 1 : Mauvaises enquêtes sur les résultats hors spécifications (OOS). Le contrôle qualité constate un résultat OOS et répète le test (invalidant souvent le premier) jusqu’à l’obtention d’un résultat conforme (« test de conformité »).
• Que faire (Solution) : La procédure opératoire normalisée (SOP) relative aux résultats hors spécifications (OOS) doit être rigoureuse. L’enquête de laboratoire (phase 1) doit être documentée avant tout nouvel essai. Le responsable de l’assurance qualité doit examiner attentivement toute invalidation de résultat hors spécifications.
• Erreur 2 : CAPA récurrente. L’inspecteur ouvre le système CAPA et constate que le même écart (par exemple, « documentation incomplète ») a été enregistré 20 fois au cours de la dernière année.
• Que faire (Solution) : Il s’agit d’un symptôme d’une analyse des causes profondes défaillante. Le responsable de l’assurance qualité doit utiliser les données (indicateurs clés de performance) pour identifier les tendances des écarts et signaler le problème, en mettant en œuvre des actions préventives systémiques (par exemple, le passage à des dossiers de lots électroniques) plutôt que de simples actions correctives (par exemple, « former à nouveau l’opérateur » pour la vingtième fois).
• Erreur 3 : Contrôle des modifications rétroactif. La production met en œuvre une modification, puis ouvre le contrôle des modifications pour la formaliser.
• Que faire (Solution) : Tolérance zéro. Il s’agit d’une violation critique des BPF. Le responsable AQ doit interrompre le processus, déposer une réclamation formelle et former à nouveau le personnel afin qu’aucune modification ne puisse être apportée sans l’approbation préalable de l’AQ.

Conclusion : L’assurance qualité comme architecte de l’amélioration

La gestion des écarts, des actions correctives et préventives (CAPA) et des changements est le moteur de la qualité système. Un responsable QA efficace n'est pas un « policier » qui punit les erreurs, mais un architecte qui utilise les erreurs (écarts) comme données d'entrée pour concevoir un meilleur système (CAPA) et gère l'évolution de ce système de manière contrôlée (contrôle des changements).

Pour les listes de contrôle opérationnelles, les non-conformités des inspections d'échantillons et les procédures modèles de gestion des écarts, d'analyse des causes profondes et de contrôle des changements, le « Guide pratique du rôle du responsable QA » de GuideGxP.com est l'outil indispensable de tout professionnel de la qualité.