Wie man die ICH-E-Leitlinien anwendet: Operativer Leitfaden für QA/QP

Einleitung

Die ICH-E-Leitlinien legen die globalen Anforderungen zur Sicherstellung der Qualität in klinischen Studien fest. Für QA und QP ist ihr Wert nicht nur regulatorisch, sondern hochgradig operativ: Aufsicht, Dokumentenmanagement, Datenintegrität und risikobasierte Steuerung sind entscheidend für die GCP-Compliance.
Dieser Schritt-für-Schritt-Leitfaden übersetzt die regulatorischen Anforderungen in konkrete Aktivitäten.

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Schritt 1: Bewertung des QMS des Sponsors

Zu Beginn müssen QA und QP sicherstellen, dass das Quality Management System:

• mit den Grundsätzen von ICH E6(R3) übereinstimmt,
• risikobasiert ist (QbD + QRM),
• vollständige und aktuelle SOPs enthält,
• von Monitoring-Plänen unterstützt wird, die der Komplexität der Studie entsprechen.

Der Sponsor muss Rollen, Delegationen und Entscheidungsprozesse eindeutig definieren. Andernfalls ist das Risiko eines Major Findings hoch.

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Schritt 2: Delegationen und CRO-Oversight prüfen

Jede an CRO oder Vendor delegierte Aktivität muss:

• vertraglich formalisiert,
• im TMF nachvollziehbar dokumentiert,
• durch Co-Monitoring, Review-Reports, KPIs und QTL überwacht werden.

Reale Fallstudien zeigen, dass fehlende Oversight-Nachweise unmittelbar zu kritischen Abweichungen führen.

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Schritt 3: Investigator und Delegationen kontrollieren

QA/QP müssen sicherstellen, dass die Prüfzentren über Folgendes verfügen:

• qualifizierter Investigator (CV, GCP-Training),
• aktuelles Delegationslog proportional zur Kritikalität,
• klare Prozesse für SAE- und SUSAR-Meldungen,
• korrekte IMP-Verwaltung und vollständige Accountability.

Die ICH-E-Leitlinien betonen: Keine Delegation entbindet den PI von seiner Endverantwortung.

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Schritt 4: Ein audit-bereites TMF sicherstellen

Checkliste:

• vollständige, versionierte, zugängliche Dokumente
• Essential Records in Echtzeit aktualisiert
• Oversight-Nachweise vorhanden
• Alignment zwischen Sponsor-TMF und ISF
• Audit Trails und elektronische Aufzeichnungen eingeschlossen

Ein unvollständiges TMF zählt zu den häufigsten Beanstandungen seitens EMA/MHRA.

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Schritt 5: Risk-Based Quality Management implementieren

Die Leitlinie beschreibt die Schritte des QRM:

• Risikoidentifikation
• Bewertung (Wahrscheinlichkeit, Impact, Detectability)
• Risikominderung
• Monitoring
• periodische Überprüfung

Nützliche Werkzeuge für QA/QP:

• Quality Tolerance Limits (QTL)
• zentrales Monitoring
• Trigger für Site-Escalation

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Schritt 6: Datenintegrität sicherstellen

Unverzichtbare Kontrollen:

• geplante, risikobasierte Audit-Trail-Überprüfung
• User- und Berechtigungsmanagement
• Validierung der Systeme (EDC, ePRO, eTMF, IRT)
• Prüfungen der Datenübertragungen
• Schutz der Verblindung

Typische Fehler:

• geteilte Accounts
• nicht geprüfte Audit Trails
• nicht validierte Systeme
• spät dokumentierte Änderungen ohne Begründung

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Umgang mit Abweichungen

Tritt eine Abweichung auf:

• sofortige Dokumentation
• Root-Cause-Analyse
• Bewertung des Einflusses auf Patientensicherheit und Datenintegrität
• Umsetzung messbarer CAPA
• Aktualisierung von SOPs oder Trainings bei Bedarf

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GMP Best Practices für QA/QP

• „Inspection mindset“: TMF jederzeit bereit.
• Protokoll-Änderungen und elektronische Systeme synchron halten.
• Regelmäßige Kontrolle der RSI und Safety-Prozesse.
• Relevante Audit Trails im TMF sicherstellen.
• Spezifische Trainings zu QRM und Data Governance anfordern.

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Reales Szenario

Ein Sponsor erhält ein Major Finding: unvollständiges TMF und nicht dokumentiertes CRO-Oversight.
QA/QP-Maßnahmen:

• Rekonstruktion fehlender Dokumente
• Definition von Qualitäts-KPIs
• Überarbeitung von Verträgen und Delegationen
• Aktualisierung des Monitoring Plans

Ergebnis: Die Studie ist nach drei Monaten wieder compliant.

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Schlussfolgerung

Die ICH-E-Leitlinien werden zu operativen Werkzeugen, wenn sie korrekt angewendet werden. QA und QP können mit einem strukturierten, risikobasierten Ansatz klinische Studien sicher, robust und vollständig audit-ready gestalten. Erfahren Sie mehr in der vollständigen Leitlinie auf GuideGxP.com.