ICH E Guidelines et audits : ce que les inspecteurs attendent de QA et QP

Introduction

Pour les professionnels QA et Qualified Person, une connaissance approfondie des ICH E Guidelines est indispensable pour réussir audits et inspections réglementaires. Les inspecteurs n’examinent pas seulement la qualité des données des essais cliniques : ils évaluent si l’ensemble du système GCP est maîtrisé — délégations, supervision, TMF, intégrité des données, safety et gestion des risques.
La ligne directrice ICH E6(R3) et la série ICH E2 constituent le cadre sur lequel EMA, FDA et MHRA basent leurs évaluations.

Préparez-vous aux inspections EMA/FDA : appliquez correctement les ICH E Guidelines sur sponsor, TMF, intégrité des données et gestion des risques. Guide pour QA/QP.

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Analyse réglementaire : ce que vérifient EMA et FDA

Les autorités examinent :

• l’application des principes éthiques de la GCP
• la gouvernance du promoteur et l’adéquation du QMS
• des processus documentés et proportionnés au risque
• des systèmes électroniques validés et sécurisés
• l’intégrité des données sur tout leur cycle de vie
• la complétude du TMF et de l’ISF
• la gestion correcte des signalements safety (SAE, SUSAR)

Une non-conformité dans un seul de ces domaines peut compromettre des sections entières du dossier réglementaire.

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Ce que recherchent les inspecteurs (avec exemples)

1. Oversight Promoteur → CRO

Cas réel : une CRO assure le monitoring, mais le promoteur ne conserve aucune preuve de supervision.
Résultat : Major finding pour absence de supervision documentée.

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2. Investigateur et Delegation Log

Les inspecteurs vérifient :

• les registres de délégation à jour
• les qualifications et formations du personnel
• la cohérence entre les rôles délégués et les activités réalisées

Déviation typique : tâches cliniques effectuées par du personnel non qualifié.

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3. TMF non aligné

Les inspecteurs exigent un accès immédiat au TMF. Findings fréquents :

• documents manquants
• versions obsolètes
• absence d’éléments essentiels (decision log, escalades, e-mails critiques)
• désalignement entre le TMF du promoteur et l’ISF du site

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4. Data Integrity

Erreurs observées :

• audit trails non révisés
• comptes utilisateurs partagés
• modifications tardives de données primaires
• systèmes non validés

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Comment éviter des déviations critiques

QA/QP doivent mettre en place des stratégies préventives :

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1. TMF toujours prêt pour inspection

• mise à jour en temps réel
• index TMF conforme au DIA Reference Model
• documents versionnés et entièrement recherchables
• audit trails inclus

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2. Oversight formalisé

• plans de monitoring clairs
• KPI et Quality Tolerance Limits
• co-monitoring
• audits ciblés de la CRO et des prestataires

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3. Intégrité des données robuste

• validation de chaque système électronique
• contrôle des transferts de données
• plan de revue des audit trails basé sur le risque
• gestion des utilisateurs selon le principe du « moindre privilège »

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4. Safety et pharmacovigilance intégrées

Conformité avec ICH E2 (E2A, E2B(R3), E2D, E2C(R2)) :

• notification en temps voulu des SAE
• évaluation correcte des SUSAR
• ICSR conforme au standard R3
• RSI actualisée dans le TMF

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Audit Readiness : documents essentiels

Pour chaque étude, QA/QP doivent garder prêts :

• protocole + amendements + approbations du CE
• plans (monitoring, statistique, PV)
• contrats avec CRO et prestataires
• registres de délégation et de formation
• rapports de monitoring et co-monitoring
• audit trails et journaux systèmes
• RSI actualisée
• communications clés et decision logs

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Encadré – Erreur typique → Action corrective recommandée

Erreur : audit trail non révisé
Action : mettre en place un plan de revue de l’audit trail basé sur le risque, avec critères définis et documentation dans le TMF.

Erreur : délégations non formalisées
Action : mettre à jour les contrats et registres de délégation, former le personnel et instaurer des contrôles croisés.

Erreur : TMF incomplet
Action : audits mensuels du TMF, index unifié et contrôle strict des versions.

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Conclusion

Les ICH E Guidelines constituent la base de la conformité GCP. Pour QA et QP, être prêts pour une inspection signifie intégrer gestion des risques, intégrité des données, pharmacovigilance et gouvernance du TMF dans un système qualité unique, robuste et transparent.
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