La classificazione delle deficiency GMP è il momento in cui un'ispezione cambia peso: la stessa osservazione, classificata come "other" oppure come "major", produce conseguenze molto diverse per il sito. Dal 1° gennaio 2019 gli ispettorati PIC/S dispongono di una guida dedicata, la PI 040-1 "Guidance on Classification of GMP Deficiencies", nata per rendere coerente tra le autorità il modo in cui i rilievi vengono valutati, classificati e riportati. Capire come ragiona l'ispettore quando assegna una categoria è uno dei modi più efficaci per preparare il sito: permette di anticipare la gravità percepita di un finding, di costruire risposte proporzionate e di usare le autoispezioni come una vera simulazione ispettiva.
La guida PIC/S sulla classificazione delle deficiency GMP: cos'è la PI 040-1
La PI 040-1 è stata sviluppata da un gruppo di lavoro PIC/S dedicato alla classificazione delle deficiency, presieduto dall'autorità australiana TGA, ed è entrata in vigore il 1° gennaio 2019. Il problema che affronta è concreto: ispettorati diversi, davanti allo stesso rilievo, non sempre arrivavano alla stessa categoria. Per un'azienda che opera su più mercati questo significava esiti ispettivi difficilmente confrontabili; per le autorità, difficoltà nello scambio di informazioni e nel mutuo riconoscimento delle ispezioni.
La guida si rivolge in primo luogo agli ispettori, ma è pubblica proprio perché utile anche all'industria: contiene le definizioni delle categorie, esempi pratici di deficiency critical e major e uno strumento di supporto, non vincolante, per classificare i rilievi secondo i principi del risk management. La classificazione finale resta un giudizio dell'ispettore, che tiene conto del contesto del finding e della storia di qualità del sito.
Le tre categorie: critical, major e other
La PI 040-1 adotta le tre categorie già note nel sistema europeo, le stesse usate nella Compilation of Union Procedures di EMA. In sintesi:
| Categoria | Cosa indica | Esempi tipici |
|---|---|---|
| Critical | Una deficiency che ha prodotto, o comporta un rischio significativo di produrre, un prodotto dannoso per il paziente. Include sempre frode, falsificazione o misrepresentation di prodotti o dati. | Falsificazione di dati analitici; rilascio di un lotto con sterilità non assicurata. |
| Major | Una deficiency non critical che ha prodotto o può produrre un prodotto non conforme all'autorizzazione all'immissione in commercio, all'autorizzazione alla sperimentazione clinica, alle specifiche, alla farmacopea o al dossier, oppure una deviazione rilevante dalle GMP. | Parametri di processo fuori dal dossier registrativo; convalida assente su una fase critica. |
| Other | Una deficiency che non rientra nelle prime due categorie ma rappresenta comunque uno scostamento dalle GMP. | Lacune documentali isolate senza impatto diretto sul prodotto. |
Accanto alle tre categorie, la guida prevede il "comment": una discrepanza minore e isolata che non viene formalizzata come deficiency, ma che l'ispettore segnala comunque al fabbricante perché la corregga. È un dettaglio utile da conoscere: un comment ricorrente in più ispezioni o autoispezioni è spesso il segnale di qualcosa che, lasciato a sé, diventerà una deficiency vera.
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Come ragiona lo strumento risk-based
Il cuore della PI 040-1 è uno strumento di classificazione basato sul rischio: il rilievo viene valutato per l'impatto potenziale sul prodotto e sul paziente e per la probabilità che quell'impatto si concretizzi, e la categoria che ne risulta viene poi calibrata sul contesto. Due elementi meritano attenzione particolare dal lato aziendale.
- Il contesto conta. La stessa osservazione può pesare in modo diverso a seconda dell'estensione del problema, della tipologia di prodotto (uno sterile iniettabile non è un solido orale) e della storia del sito: rilievi già notificati in passato e non risolti tendono a salire di categoria.
- Le deficiency si leggono anche in insieme. Più rilievi "other" tra loro correlati possono indicare un cedimento di sistema e venire valutati, nel complesso, come un problema di livello superiore. È il motivo per cui rispondere ai finding uno per uno, senza una lettura di sistema, è una strategia miope.
Lo strumento è dichiaratamente non vincolante: serve a rendere il giudizio più oggettivo e ripetibile, non a sostituirlo. Ma proprio per questo è prezioso anche per il QA: applicarlo ai propri finding interni produce una stima realistica di come li vedrebbe un ispettore.
Deficiency di ispezione e deviazioni interne: non sono la stessa cosa
Un equivoco frequente è trattare la classificazione delle deficiency ispettive come sinonimo della classificazione delle deviazioni interne (minor, major, critical). I due sistemi si somigliano ma hanno oggetti diversi: la deviazione classifica un evento di qualità rispetto all'impatto sul lotto e sul processo; la deficiency classifica uno scostamento del sito rispetto alle GMP, osservato da un'autorità, con conseguenze che ricadono sull'intero stabilimento. Dopo deficiency critical o major, infatti, la PI 040-1 elenca le azioni che un ispettorato può intraprendere: comunicazioni di non conformità che preludono ad azioni regolatorie, provvedimenti sull'autorizzazione alla produzione o sul certificato GMP, richiami dal mercato, divieti di fornitura o importazione, sospensione o revoca di AIC, fino alla prosecution e agli avvisi pubblici.
Capire questa differenza aiuta a calibrare la risposta: una deficiency major non si chiude con una correzione puntuale, ma con un piano CAPA che dimostri la comprensione della causa radice e l'estensione della verifica a prodotti e processi analoghi.
Come usare la PI 040-1 in azienda
- Nelle autoispezioni: classificate i finding interni con le definizioni della PI 040-1, non solo con la scala delle deviazioni. Il programma di autoispezione diventa così una simulazione realistica dell'ispezione.
- Nella preparazione ispettiva: rileggete gli ultimi report (interni, di clienti, di autorità) chiedendovi quali rilievi, riletti oggi con lo strumento risk-based, salirebbero di categoria per ricorrenza o per effetto cumulativo.
- Nelle risposte ai finding: argomentate nella logica della guida — impatto, probabilità, estensione, storia — portando evidenze che riducono il rischio percepito, non semplici dichiarazioni di impegno.
- Nel management review: il trend delle classificazioni (interne ed esterne) è un indicatore diretto dello stato del PQS, molto più parlante del numero assoluto di finding.
Raccomandazione GuideGxP
Il punto debole che vediamo più spesso non è la classificazione in sé, ma la catena che la precede e la segue: deviazioni indagate in modo superficiale, autoispezioni che non usano criteri ispettivi, CAPA senza verifica di efficacia. È esattamente la catena che l'ispettore percorre a ritroso quando decide se un rilievo è "other" o "major". Conviene governarla con strumenti coerenti tra loro: criteri di classificazione scritti e allineati alla PI 040-1, root cause analysis documentata, effectiveness check pianificato al momento dell'apertura della CAPA.
Per impostare tutto questo con procedure e template pronti all'uso, la guida GuideGxP «Deviazioni, autoispezioni e CAPA: la catena che regge in ispezione» copre l'intero flusso — inclusa la classificazione dei finding secondo PIC/S PI 040-1 — con 18 strumenti Excel e Word modificabili.
