Das Quality Agreement — im deutschen Sprachraum oft Qualitätssicherungsvereinbarung (QSV) genannt — ist das Dokument, das schriftlich festlegt, wer was tut, wenn eine GMP-Tätigkeit an Dritte vergeben wird: Lohnherstellung, Verpackung, Laboranalytik, Sterilisation, Distribution oder GxP-IT-Dienstleistungen. Es ist keine kaufmännische Formalität, sondern eine explizite regulatorische Anforderung: Kapitel 7 des EU-GMP-Leitfadens verlangt, dass jede ausgelagerte Tätigkeit über einen schriftlichen Vertrag „angemessen definiert, vereinbart und kontrolliert“ wird, und die FDA hat dem Thema eine eigene Guidance gewidmet. In Audits und Inspektionen gehört ein fehlendes, generisches oder veraltetes Quality Agreement zu den häufigsten Beanstandungen im Lieferantenmanagement. In diesem Leitfaden sehen wir, was das Dokument enthalten muss, wie die Verantwortlichkeiten zwischen Contract Giver (Auftraggeber) und Contract Acceptor (Auftragnehmer) aufzuteilen sind und welche Fehler zu vermeiden sind.
Was ein Quality Agreement ist und wann es benötigt wird
Ein Quality Agreement ist die technische Qualitätsvereinbarung, die den Handelsvertrag zwischen zwei Unternehmen begleitet (und von ihm getrennt bleibt): auf der einen Seite der Auftraggeber (Contract Giver, oft der Zulassungsinhaber oder der Standort, der die Charge zertifiziert), auf der anderen der Ausführende (Contract Acceptor: CMO/CDMO, Auftragslabor, Lagerhalter, Dienstleister). Das Prinzip ist einfach: Die Verantwortung für die Produktqualität wird niemals ausgelagert. Ausgelagert wird die Tätigkeit, nicht die Verantwortung.
Ein Quality Agreement wird immer dann benötigt, wenn eine GMP-pflichtige Tätigkeit den eigenen Standort verlässt, typischerweise bei:
- Lohnherstellung und -verpackung (ganz oder teilweise, einschließlich Sekundärverpackung);
- Qualitätskontrollanalysen durch externe Labore;
- Sterilisations-, Lager- und Transporttätigkeiten;
- Dienstleistungen mit Einfluss auf GxP-Daten, etwa Hosting und Wartung computergestützter Systeme.
Der regulatorische Rahmen: EU-GMP Kapitel 7, FDA und ICH Q10
Auf europäischer Seite ist die Referenz Kapitel 7 von EudraLex Band 4 („Outsourced Activities“), in der aktuellen Revision gültig seit dem 31. Januar 2013. Das Kapitel gliedert die Materie in drei Blöcke: Pflichten des Auftraggebers (Rechtmäßigkeit, Eignung und Kompetenz des Auftragnehmers vor der Vergabe bewerten; alle notwendigen Informationen bereitstellen; die Leistung überwachen; die Aufzeichnungen überprüfen), Pflichten des Auftragnehmers (über geeignete Räumlichkeiten, Ausrüstung, Kenntnisse und Personal verfügen; nicht ohne vorherige Genehmigung weitervergeben; keine nicht genehmigten Änderungen mit Qualitätseinfluss einführen) und Anforderungen an den schriftlichen Vertrag, der eindeutig festlegen muss, wer jeden Schritt ausführt, und dem Auftraggeber Zugang zu den Aufzeichnungen sowie das Auditrecht garantiert.
Auf US-Seite beschreibt die FDA-Guidance „Contract Manufacturing Arrangements for Drugs: Quality Agreements“ (final, November 2016), wie Owner und Contract Facilities ihre jeweiligen Herstellungstätigkeiten definieren und dokumentieren sollen, um die cGMP-Compliance sicherzustellen. Zwei Kernbotschaften: Das Quality Agreement ist ein technisches Dokument, getrennt von den kommerziellen Bedingungen, und es kann nicht dazu verwendet werden, der anderen Partei Verantwortlichkeiten zu übertragen, die das Gesetz jeder Partei selbst zuweist — beide Parteien bleiben für die von ihnen ausgeführten Tätigkeiten den cGMP-Anforderungen unterworfen.
Übergeordnet verankert ICH Q10 das Management ausgelagerter Tätigkeiten im Pharmaceutical Quality System: Das Qualitätssystem des Auftraggebers muss sich auf die Kontrolle und Überprüfung der an Dritte vergebenen Tätigkeiten erstrecken, mit in schriftlichen Vereinbarungen definierten Verantwortlichkeiten und kontinuierlicher Überwachung der Lieferantenleistung.
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Was ein Quality Agreement enthalten muss: die Pflichtabschnitte
Ein verbindliches Format gibt es nicht, aber die etablierte Praxis (im Einklang mit der FDA-Guidance und EU-Kapitel 7) sieht eine Gliederung nach Abschnitten mit einer Verantwortungsmatrix vor. Die folgende Tabelle fasst die Mindestinhalte zusammen, die ein Auditor erwartet.
| Abschnitt | Erwarteter Inhalt | Referenz |
|---|---|---|
| Zweck und Geltungsbereich | Abgedeckte Produkte, Standorte und Tätigkeiten; was ausgeschlossen ist | EU GMP 7.15 |
| Definitionen und Laufzeit | Gemeinsame Terminologie, Inkrafttreten, periodische Überprüfung | FDA-Guidance 2016 |
| Verantwortungsmatrix | Wer führt jeden Schritt aus: Produktion, QC, Freigabe, Rückstellmuster | EU GMP 7.15 |
| Change Control und Abweichungen | Welche Änderungen die vorherige Genehmigung des Auftraggebers erfordern; Meldung von Abweichungen und OOS | EU GMP 7.12 |
| Weitervergabe | Keine Untervergabe ohne schriftliche Genehmigung | EU GMP 7.11 |
| Zugang zu Aufzeichnungen und Audits | Aufzeichnungen für den Auftraggeber verfügbar, Auditrecht auch bei Unterauftragnehmern | EU GMP 7.16–7.17 |
| Dokumentation und Datenintegrität | Wer archiviert was, wie lange, in welchem Format | FDA-Guidance 2016 |
| Umgang mit Meinungsverschiedenheiten | Eskalationsmechanismus bei Qualitätsstreitigkeiten | FDA-Guidance 2016 |
Verantwortlichkeiten: Contract Giver und Contract Acceptor
Der heikelste Teil des Dokuments ist die Verantwortungsmatrix. Drei praktische Regeln helfen, sie belastbar zu formulieren:
- Keine „verwaisten“ Tätigkeiten und keine mehrdeutige Doppelunterschrift. Jeder Schritt — von der Materialbeschaffung bis zur Chargenfreigabe — braucht einen eindeutigen Verantwortlichen. „Beide“-Felder sind sparsam zu verwenden und zu erläutern.
- Die Freigabe bleibt bei dem, der zertifiziert. Der Auftragnehmer darf prüfen und herstellen, aber die Chargenzertifizierung und die finalen Qualitätsentscheidungen verbleiben bei der Partei mit der rechtlichen Verantwortung: Das Quality Agreement muss dies ausdrücklich festhalten.
- Die Erstqualifizierung reicht nicht. Kapitel 7 verlangt vom Auftraggeber, die Leistung des Auftragnehmers laufend zu überwachen und zu überprüfen: periodische Audits, Review von Abweichungen und Trends, Qualitäts-KPIs. Das Quality Agreement sollte definieren, wie und wie oft.
Typische Feststellungen in Audits
- Quality Agreement mit dem Handelsvertrag vermischt: Preise und Vertragsstrafen neben Change Control und OOS machen das Dokument unhandlich und verlangsamen jede Revision.
- Generische Matrix: „Der Lieferant arbeitet nach GMP“ sagt nicht, wer eine Hilfsstoffänderung genehmigt oder wer ein OOS untersucht.
- Abgelaufenes oder nie überprüftes Dokument: Die Vereinbarung spiegelt die realen Prozesse nicht mehr wider (neue Produkte, neue Standorte, hinzugekommene Unterauftragnehmer).
- Nicht deklarierte Untervergaben: Der Auftragnehmer hat einen Schritt (z. B. die Sterilisation) ohne schriftliche Genehmigung des Auftraggebers an Dritte vergeben.
- Keine Pflicht zur zeitnahen Meldung kritischer Abweichungen, OOS-Ergebnisse oder beim Lieferanten eingegangener Behördeninspektionen.
GuideGxP-Empfehlung
Behandeln Sie das Quality Agreement als lebendes Dokument des Qualitätssystems, nicht als juristische Anlage: Geben Sie ihm einen Owner in der QA, eine Versionsnummer und einen Review-Termin (typischerweise alle drei Jahre oder bei jedem relevanten Change). Vor der Unterschrift lohnt ein Abgleich mit dem letzten Auditbericht des Lieferanten: Jede im Audit festgestellte Lücke sollte eine entsprechende Zeile in der Verantwortungsmatrix haben. Und wenn Sie eine bestehende Vereinbarung übernehmen, lesen Sie sie mit der Checkliste der obigen Tabelle erneut: Fehlt ein Abschnitt, holen Sie sich damit eine Beanstandung ins Haus.
Die Verhandlung und Pflege von Quality Agreements gehört zu den Kernaufgaben der QA: In der operativen Anleitung zur Rolle des QA Managers in der Pharmaindustrie von GuideGxP finden Sie das komplette Framework, um Lieferanten, Verträge und das Qualitätssystem audit-ready zu managen.
