La Comisión Europea publicó el Annex 19 – Reference and Retention Samples revisado el 24 de junio de 2026. El texto revisado figura en EudraLex Volume 4 como aplicable desde el 24 de septiembre de 2026. Revisa la versión de 2006 del Annex 19 e introduce una sección específica sobre reference y retention samples para productos Parallel Imported, Parallel Distributed y Parallel Traded.
Para los responsables sénior de GMP, no se trata simplemente de una actualización del control documental. El Annex 19 se sitúa en la intersección de la liberación de lotes, la investigación de reclamaciones de calidad de producto, la verificación de acondicionamiento y etiquetado, el seguimiento de farmacovigilancia, los controles de importación y la continuidad del suministro al mercado. La disponibilidad, condición, identidad y trazabilidad de las muestras son aspectos fácilmente verificables durante una inspección.
Qué cubre el Annex 19 revisado
El Annex 19 proporciona directrices sobre la toma y conservación de reference samples de materiales de partida, materiales de acondicionamiento y productos terminados, junto con retention samples de productos terminados. Distingue ambos tipos por su finalidad:
- Las reference samples se conservan para que pueda realizarse un análisis, si fuese necesario, durante la vida útil pertinente del lote.
- Las retention samples son unidades de producto terminado completamente acondicionadas que se conservan a efectos de identificación, incluida la presentación, el acondicionamiento, el etiquetado, el prospecto, el número de lote y la fecha de caducidad.
En el caso de productos terminados, ambas pueden presentar una configuración idéntica y, por tanto, ser intercambiables en muchos casos. Sin embargo, la justificación del sitio, el modelo de inventario y las disposiciones de recuperación deben dejar claro que ambas finalidades previstas pueden cumplirse cuando se solicite una muestra.
El Annex también establece que deben mantenerse registros que respalden la trazabilidad de las muestras y que estos deben estar disponibles para las autoridades competentes. Esto significa que un almacén de muestras no está adecuadamente controlado solo porque las unidades puedan localizarse físicamente; la organización también necesita una cadena de evidencias fiable desde el lote y la operación de acondicionamiento hasta la muestra almacenada, su ubicación, estado y disposición final.
Aspectos regulatorios: controles fundamentales que siguen siendo centrales
El Annex revisado mantiene las expectativas conocidas sobre períodos de retención, cantidades de muestra, almacenamiento y responsabilidades. Las reference y retention samples de producto terminado deben conservarse al menos un año después de la caducidad. Las muestras de materiales de partida, salvo disolventes, gases o agua utilizados en fabricación, se conservan al menos dos años después de la liberación del producto terminado, a menos que la legislación del Estado miembro exija un período más largo; el período puede ser menor cuando el período de estabilidad especificado del material sea más corto. Los materiales de acondicionamiento se conservan durante la vida útil del producto terminado pertinente.
Una reference sample debe permitir al menos dos series completas de controles analíticos de acuerdo con el Marketing Authorisation File evaluado y aprobado por la autoridad o autoridades competentes pertinentes. Las reference samples deben ser representativas del lote pertinente. Cuando el acondicionamiento se realiza mediante dos o más operaciones de acondicionamiento distintas, debe tomarse al menos una retention sample de cada operación, salvo que exista una excepción justificada y acordada con la autoridad competente pertinente.
Las condiciones de almacenamiento deben estar alineadas con la autorización de comercialización cuando corresponda. El Annex también espera la disponibilidad continuada, o la posibilidad de obtención inmediata, de los materiales y equipos analíticos necesarios para realizar los ensayos de especificación hasta un año después de la caducidad del último lote fabricado.
| Área de control | Foco del Annex 19 | Pregunta práctica para el sitio |
|---|---|---|
| Finalidad de la muestra | Análisis frente a identificación | ¿Puede la estrategia de muestras respaldar tanto la investigación de reclamaciones como el análisis completo cuando sea necesario? |
| Trazabilidad | Registros disponibles para las autoridades competentes | ¿Puede Garantía de Calidad recuperar el historial lote-muestra, la ubicación y el estado sin reconstrucción manual? |
| Almacenamiento | Condiciones coherentes con la autorización de comercialización | ¿El mapeo, la monitorización, la gestión de excursiones y los controles de capacidad cubren todas las ubicaciones de muestras? |
| Capacidad analítica | Los materiales y equipos siguen disponibles | ¿La planificación del ciclo de vida de métodos analíticos y reactivos está vinculada al período de retención de las muestras? |
Qué cambia para productos Parallel Imported, Parallel Distributed y Parallel Traded
El principal contenido nuevo es la sección 9, “Reference and Retention Samples for Parallel Imported/Parallel Distributed/Parallel Traded Products”. Aborda los productos reacondicionados y aclara las evidencias esperadas de la operación de reacondicionamiento.
Las muestras físicas de materiales de acondicionamiento utilizados en el reacondicionamiento, como etiquetas, estuches, prospectos y otros elementos incluidos en el envase, deben conservarse durante la vida útil del producto terminado reacondicionado. No se requieren reference samples del producto reacondicionado. En cambio, debe tomarse una retention sample del producto terminado reacondicionado para cada operación de reacondicionamiento y conservarse al menos un año después de la caducidad.
La retention sample debe representar el producto reacondicionado liberado al mercado e incluir el acondicionamiento primario y secundario. Si no se abre el envase secundario, debe conservarse el material de acondicionamiento utilizado. El Annex permite una muestra fotográfica o digital únicamente cuando la retención física no pueda lograrse razonablemente, la situación esté debidamente justificada y se haya obtenido el acuerdo previo de la autoridad competente.
Cuando se empleen muestras fotográficas o digitales electrónicas, el Annex 19 vincula expresamente la integridad de los registros durante el período de retención con los principios del Annex 11. El registro debe permitir un examen visual completo y una investigación equivalente, mostrar los datos pertinentes del acondicionamiento primario y secundario, respaldar la trazabilidad al registro de acondicionamiento de lote aplicable, demostrar los dispositivos de seguridad aplicados y permitir la identificación de la información en braille.
Acuerdos escritos y accesibilidad para el QP
El Annex 19 exige que las responsabilidades de toma y almacenamiento de muestras se definan en acuerdos escritos cuando el titular de la autorización de comercialización y el sitio de liberación de lotes del EEE sean entidades jurídicas distintas. También aborda las disposiciones cuando las actividades de fabricación o liberación de lotes se desarrollan en sitios distintos del que tiene la responsabilidad global del lote en el mercado del EEE.
El QP que certifica un lote para su venta debe asegurar que las reference y retention samples pertinentes sean accesibles en todo momento razonable. Esto es especialmente importante en redes que incluyen fabricantes por contrato, importadores, sitios de acondicionamiento, laboratorios y proveedores externos de almacenamiento de muestras. Un acuerdo técnicamente sólido que no proporcione acceso utilizable durante una investigación no aportará el control previsto.
Recomendación GuideGxP: realizar una evaluación focalizada de implantación
Las siguientes acciones son recomendaciones prácticas de GuideGxP, no requisitos regulatorios adicionales. Están diseñadas para ayudar a las organizaciones a demostrar una transición controlada antes del 24 de septiembre de 2026.
- Mapear el ciclo de vida integral de la muestra. Incluir muestreo, etiquetado, transporte, almacenamiento, monitorización, recuperación, uso, conciliación, destrucción y retención de datos. Asignar cada actividad a la entidad jurídica y al sitio autorizado GMP que la realiza.
- Segmentar la cartera. Identificar productos terminados convencionales, productos importados, productos sujetos a un acuerdo MRA operativo, configuraciones de acondicionamiento multisitio y productos Parallel Imported, Parallel Distributed y Parallel Traded. No asumir que un único flujo de trabajo SOP cubre adecuadamente todos los modelos.
- Revisar los planes de muestras frente a la información de producto aprobada. Confirmar el período de retención, la cantidad, la configuración de acondicionamiento, las condiciones de almacenamiento y la capacidad analítica frente a la autorización de comercialización pertinente y las especificaciones vigentes.
- Evaluar los registros digitales de muestras según los principios del Annex 11. Para cualquier modelo de retención fotográfica o digital, evaluar la gobernanza de acceso, atribución, integridad, revisión, retención segura, recuperación, copia de seguridad y control de cambios. Documentar cómo el registro respalda el examen visual requerido y la trazabilidad del lote.
- Actualizar acuerdos de calidad y vías de escalado. Hacer inequívocas las responsabilidades, ubicaciones de almacenamiento, objetivos de recuperación, interacción con autoridades y disposiciones de cierre. Probar el proceso con un escenario realista de reclamación o investigación de etiquetado.
- Formar a las interfaces operativas. Garantía de Calidad, QP, QC, acondicionamiento, almacén, cadena de suministro y Asuntos Regulatorios deben entender qué registros y muestras físicas son de su responsabilidad y qué debe estar disponible con rapidez durante una inspección o investigación.
Evidencias preparadas para inspección
Un paquete de preparación eficaz debe permitir al sitio mostrar una evaluación de brechas actualizada, controles de cambios aprobados, SOP y planes de muestras revisados, acuerdos escritos actualizados, evidencias de formación, evidencias de cualificación y monitorización del almacenamiento, registros de inventario y trazabilidad y una evaluación documentada de cualquier enfoque de retención digital. Para las operaciones de Parallel Trade, también debe poner a disposición la justificación y el acuerdo de la autoridad competente cuando no se conserve razonablemente una retention sample física.
El Annex 19 revisado debe considerarse una oportunidad para comprobar si la gobernanza de muestras funciona a través de los límites organizativos. El resultado de implantación más sólido no es solo un procedimiento revisado; es la capacidad demostrable de recuperar la muestra correcta y su registro de respaldo, en la condición correcta, cuando la calidad del producto o la protección del paciente lo requieran.
