Preparación de muestras BPF: flujo, trazabilidad y controles

Una preparación puede tener etiquetas correctas y perder, aun así, parte del analito. También puede conservar toda la cantidad transferida, pero partir de una alícuota no representativa. En el laboratorio de control de calidad, el flujo debe proteger conjuntamente la identidad, la composición y la relación cuantitativa entre muestra y resultado. El control no termina cuando el vial entra en el instrumento.

Definir qué debe representar el resultado

Antes de manipular la muestra, identifica material, lote, matriz, analito y propiedad que se va a medir. Aclara si el resultado corresponde al material completo, a una fracción soluble, a una unidad de dosificación o a una porción definida. La extracción y la filtración pueden cambiar la fracción realmente medida: su función debe establecerse en el método, no decidirse al observar la muestra.

Relaciona ese propósito con el método aprobado, el intervalo de concentración y la expresión final del resultado. La concentración en el extracto no equivale automáticamente al contenido en la muestra original. Se necesitan masa o volumen iniciales, etapas cuantitativas y factores previstos. ICH Q14 vincula desarrollo, prestaciones requeridas y controles del procedimiento; ICH Q2(R2) aborda la demostración de la idoneidad del método para el uso previsto. Ninguna sustituye las instrucciones específicas de preparación.

Recibir la muestra y determinar su estado

Compara solicitud, recipiente y etiqueta; registra identificador, procedencia, lote e información pertinente sobre el muestreo. Evalúa integridad, cantidad disponible, transporte y conservación frente a los requisitos aplicables. Una muestra recibida no es necesariamente aceptable todavía para el ensayo.

Define quién puede aceptarla, suspender su uso o solicitar aclaraciones. Los daños, precintos inesperados, condiciones desconocidas o datos contradictorios deben permanecer visibles en el registro y en el estado operativo. La decisión puede exigir consultar a quien tomó la muestra; asignar un código nuevo no resuelve una procedencia incierta. El capítulo 6 de las BPF de la UE encuadra muestreo, identificación y controles en su contexto farmacéutico.

Conservar la representatividad de la alícuota

La identificación permite remontarse al origen; la representatividad exige una estrategia adecuada de muestreo y subdivisión. La sedimentación, la separación de fases o la distribución desigual de partículas pueden hacer diferentes dos alícuotas del mismo recipiente. Un código común no demuestra una composición común.

Aplica las condiciones previstas de mezcla, homogeneización y subdivisión, comprobando que no alteren la propiedad buscada. Especifica de qué parte del material se toma la porción, con qué instrumento y en qué momento respecto a la mezcla. No vuelvas a mezclar indiscriminadamente una muestra si el ensayo debe evaluar precisamente una distribución o estratificación. La porción analítica debe corresponder a la matriz, su heterogeneidad y el método, sin una masa mínima universal.

Mapear las etapas antes de ejecutarlas

La tabla propone un mapa que debe adaptarse al flujo real. Los roles son funciones que se asignan en los procedimientos del laboratorio, no nuevos puestos obligatorios.

No todas las preparaciones requieren cada operación. Reduce las transferencias innecesarias y haz explícito cada cambio de recipiente. En las etapas volumétricas, elige sistemas adecuados al líquido; la compatibilidad entre pipeta y punta también afecta al contacto con la muestra. Si automatizas, conserva esos vínculos mediante requisitos y pruebas del flujo automatizado.

Controlar materiales, esperas y conservación

Evalúa recipientes, cierres, puntas y filtros como partes del recorrido analítico. Compatibilidad química, adsorción, sustancias liberadas y volumen retenido son fenómenos distintos. Un estudio primario de Kristensen y colaboradores sobre péptidos catiónicos documenta pérdidas por adsorción en vidrio y plástico bajo condiciones específicas: no establece el mejor material para cualquier analito.

Define el intervalo entre preparación y medida a partir de las evidencias del método, incluyendo condiciones de espera y conservación. El tiempo en el vial puede importar tanto como el tiempo sobre la mesa. Q14 incluye la estabilidad de las preparaciones en la evaluación de la robustez. Considera evaporación, luz y temperatura cuando corresponda; no asignes una duración genérica a todas las soluciones. Las protecciones y la manipulación de disolventes siguen la evaluación de riesgos y los procedimientos locales.

Registrar datos y cálculos mientras se trabaja

Vincula cada alícuota con su muestra de origen y cada solución con la preparación de la que procede. Conserva cantidades reales, unidades, instrumentos, reactivos relevantes, tiempos críticos y versión del método. El código del recipiente puede remitir a un registro completo; aun así, debe permitir una identificación inequívoca durante su uso.

La revisión debe poder reconstruir los factores de dilución y el paso de la señal al resultado sin depender de la memoria del operador. Distingue volumen añadido y volumen final, valores medidos y nominales. El capítulo 4 de las BPF de la UE exige registros contemporáneos y modificaciones trazables que preserven la información original. Hojas de cálculo y formularios deben apoyar este control; este artículo no define una arquitectura LIMS.

Gestionar el error antes de repetir la preparación

Caso simulado. Tras una pesada, el analista cambia de recipiente y lleva la preparación al volumen previsto. Antes del análisis, observa material que ha quedado en el recipiente inicial. La masa registrada es real, pero no demuestra la cantidad que entró en la solución. El residuo visible no permite, por sí solo, calcular la pérdida.

Detén el uso de la preparación afectada y conserva, cuando sea seguro y esté previsto, recipientes, soluciones, registros y observaciones. Documenta cuándo se detectó el problema y qué alícuotas posteriores proceden de aquella transferencia. No reduzcas retroactivamente la masa, introduzcas un factor estimado ni añadas un enjuague ajeno al método para obtener el resultado esperado.

El responsable evalúa causa, impacto y vía autorizada: investigación, posible nueva preparación y gestión de otros resultados afectados. Una repetición aceptable no elimina el evento. Revisa después el paso vulnerable, por ejemplo la identificación de recipientes y la comprobación de la transferencia, y verifica la eficacia del cambio. Los artículos del área Gestión de líquidos y preparación de muestras desarrollan las operaciones individuales.

Para profundizar en las etapas relacionadas: Diluciones seriadas: cálculos, ejecución y control de errores; Extracción de muestras: recuperación, matriz y reproducibilidad; Filtros de jeringa: adsorción, compatibilidad y pérdida de analito.

Fuentes y ámbito de aplicación

BPF de la UE, capítulos 4 (2011) y 6 (2014), en el contexto aplicable a medicamentos humanos. ICH Q14 Step 5 revisión 1 y Q2(R2) Step 5 revisión 2: versiones actuales de la EMA consultadas el 30 de septiembre de 2026, vigentes desde el 14 de junio de 2024. Se verificó el ámbito público de Q2 y las secciones pertinentes del texto completo de Q14. Kristensen et al., PLoS ONE, 2015, PMID 25932639: resumen del estudio específico, sin extrapolación cuantitativa. Mapa y caso son elaboraciones editoriales originales, no procedimientos aprobados del laboratorio.