URS de sistemas de agua farmacéutica y WFI: requisitos, estructura y checklist

Tres ofertas para el mismo sistema WFI. Tres arquitecturas distintas, tres precios que no se pueden comparar y ningún criterio objetivo para decir cuál es la mejor. El problema no nace en la licitación: nace en la URS, que describió una instalación en lugar de describir qué debe hacer la instalación.

La User Requirements Specification de un sistema de agua farmacéutica decide tres cosas a la vez: cuán comparable será la bid evaluation, cuán defendible será la cualificación y cuánto costará el sistema en los siguientes quince o veinte años. Es también el documento que se escribe con más prisa, casi siempre reciclado del proyecto anterior, y que nadie relee hasta que hay que justificar algo ante un inspector.

Lo que sigue no es una URS lista para usar: es la estructura del documento, el método para construir cada apartado y los criterios para saber si un requisito está bien escrito. Donde hace falta un número, se explica cómo se construye su justificación, porque es la justificación — y no el número — la que se sostiene en cualificación y en inspección. La visión completa del tema está en el hub Pharmaceutical Water & WFI Systems.

Por qué la URS condiciona licitación, cualificación y coste del ciclo de vida

Sobre la bid evaluation: sin requisitos medibles, las ofertas solo se comparan por precio y por lo que cada proveedor ha decidido contar. La URS es el denominador común que hace conmensurables prestaciones, alcance de suministro, paquete documental y condiciones de aceptación. Todo requisito no escrito se convierte, tras la firma, en un adicional a precio abierto.

Sobre la cualificación: el Anexo 15 de EudraLex Volume 4, revisión 2015 en vigor desde el 1 de octubre de 2015, estructura el ciclo de cualificación y validación; el diseño se verifica frente a los requisitos del usuario y las prestaciones frente al uso previsto. Un requisito no verificable no genera un ensayo, genera un protocolo construido a posteriori. Conviene precisarlo: el concept paper sobre la revisión EU-PIC/S del Anexo 15, publicado el 9 de febrero de 2026 con corrigendum del 16 de julio de 2026 y consulta cerrada el 9 de abril de 2026, no ha modificado el Anexo 15: el texto aplicable sigue siendo el de 2015.

Sobre el coste del ciclo de vida: estrategia de sanitización, materiales, redundancias, accesibilidad de la instrumentación, puntos de muestreo, apertura del sistema de automatización y disponibilidad de repuestos cuestan poco cuando se escriben y muchísimo cuando se cambian. Cómo se convierten en criterios de licitación y partidas de TCO se desarrolla en el artículo sobre la selección del proveedor de sistemas de agua.

Marco regulatorio: qué es exigencia y qué es decisión

Ningún texto regulatorio prescribe el formato de una URS. Los textos prescriben los resultados que el sistema debe garantizar y el hecho de que esos resultados estén especificados, verificados y documentados. Una URS que mezcla requisito regulatorio, good engineering practice y decisión de diseño hace imposible discutir las desviaciones, porque ya nadie sabe qué es negociable.

Dos lecturas pesan de inmediato sobre la estructura del documento. El Anexo 1 punto 6.8 exige que los sistemas de agua estén cualificados y validados para el control físico, químico y microbiológico teniendo en cuenta la variación estacional: eso se satisface aguas arriba, en los datos de agua de alimentación. La guideline EMA 496873/2018 vincula la calidad del agua al uso previsto: el apartado intended use no es un preámbulo, es el apartado del que deriva casi todo lo demás.

Intended use y límites del sistema

La calidad se deriva, no se elige

Una URS correcta empieza por una lista de usos, no por una instalación. Para cada uso: producto o proceso atendido, fase de empleo, contacto directo o indirecto, carácter estéril o no estéril del producto terminado, vía de administración, caudal y temperatura en el point of use, continuidad de la toma, y si el agua entra en la formulación o sirve para la limpieza.

De ahí se deriva la calidad. La guideline EMA 496873/2018 trata por separado el agua como excipiente, con una calidad mínima en función del carácter estéril o no estéril del producto y de la vía de administración (s.5.1), y el agua empleada en la fabricación de sustancias activas y formas farmacéuticas, donde se admiten calidades inferiores en las etapas iniciales de síntesis (s.5.2). Una planta con varias líneas puede por tanto tener legítimamente varias calidades de agua: la comparación se desarrolla en el artículo sobre cómo elegir entre Purified Water y WFI.

El error recurrente es especificar WFI para toda la planta porque «es más seguro». No lo es: es más caro en capex y energía, más exigente en sanitización y cualificación, y carga a la operación con una monitorización que nunca fue necesaria. La sobrecalidad es una decisión de diseño y hay que justificarla como cualquier otra.

Límites del sistema

Es el apartado que evita la frase más cara de los proyectos de utilities: «eso no estaba en mi alcance». Hay que fijar cuatro límites, a ser posible con un esquema de bloques.

• Aguas arriba: punto de entrega del agua de alimentación, quién la garantiza, con qué características y con qué continuidad de presión. La referencia mínima es 21 CFR 211.48(a), que exige agua potable suministrada under continuous positive pressure en una instalación hidráulica libre de defectos que puedan contribuir a contaminar el producto; el 211.48(b) trata los desagües y la prevención del back-siphonage.
• Alcance de suministro: qué entra en el alcance del proveedor y qué queda del lado de la planta (obra civil, acometidas eléctricas, vapor, aire comprimido, agua de refrigeración, desagües, red de datos).
• Aguas abajo: dónde termina el sistema y empieza el equipo usuario, típicamente la última válvula del point of use. De ahí dependen la responsabilidad del muestreo, la sanitizabilidad del tramo terminal y la gestión de los flexibles.
• Límite de información: qué datos salen del sistema y hacia qué destinos (SCADA, historian, LIMS, gestión técnica del edificio), con qué protocolo y con qué responsabilidad sobre la conservación del registro.

Agua de alimentación: la restricción que el proyecto no puede ignorar

La calidad del agua de alimentación determina la tecnología admisible, el consumo de reactivos, la frecuencia de sanitización y el riesgo microbiológico de todo el sistema. La monografía USP Purified Water es explícita: el agua se prepara a partir de agua que cumple las US EPA National Primary Drinking Water Regulations, o las normas de agua potable de la Unión Europea o de Japón, o las WHO Guidelines for Drinking Water Quality, y no contiene sustancias añadidas. La potabilidad es el suelo, no el dato de diseño.

El dato de diseño es la variabilidad. La URS debe contener, o invocar como anexo controlado, un conjunto analítico que cubra la variación estacional, con origen (red, pozo, mezcla y proporción), régimen de cloración o cloraminación, presión y disponibilidad garantizadas, y responsabilidad contractual en caso de excursión. El vínculo con el Anexo 1 punto 6.8 es directo: una URS construida sobre un único análisis traslada ese riesgo a la fase en que corregirlo cuesta más.

El asunto se vuelve crítico cuando se plantea el WFI por vía de membrana. El Q&A EMA/INS/GMP/443117/2017, en vigor desde el 1 de agosto de 2017, observa que las plantas de ósmosis inversa operan típicamente a temperatura ambiente y constituyen por tanto un entorno ideal para la formación de biofilm, y espera testing extendido, testing diario de todos los puntos críticos en la fase inicial y datos recogidos durante aproximadamente un año para captar la variación estacional. Es un requisito de planificación, no solo de especificación. El conjunto de datos y la lógica del pretratamiento se profundizan en el artículo sobre agua de alimentación y pretratamiento.

Capacidad y perfiles de consumo

La capacidad es el requisito que más a menudo se equivoca, porque es el más fácil de copiar del proyecto anterior. Pero no es una propiedad de la instalación: es una propiedad del plan de producción. Se construye usuario a usuario y se agrega en un perfil temporal, y esa construcción debe documentarse en la URS como premisa de diseño. Como mínimo hacen falta:

• la lista completa de points of use con calidad, caudal instantáneo, temperatura y presión, incluidos laboratorio y usuarios ocasionales;
• la duración y frecuencia de cada toma, distinguiendo el consumo por lote del consumo por hora;
• una hipótesis explícita de simultaneidad, con su responsable: suponerla total o nula sin declararlo es el error más frecuente;
• volúmenes y caudales punta de CIP, SIP y lavados, que no deben tratarse como consumo medio;
• la hora, el día y la campaña más desfavorables, obtenidos por agregación;
• una reserva de crecimiento, con margen y horizonte temporal justificados por el plan industrial.

Sobredimensionar no es prudencia: un sistema mucho mayor que la demanda gira a velocidades bajas en el loop, renueva lentamente el volumen del depósito y consume más energía en sanitización. El Anexo 1 punto 6.9 exige que el flujo se mantenga turbulento para limitar la adhesión microbiana y la formación de biofilm, y que el caudal se establezca en cualificación y se monitorice de forma rutinaria: fijar solo la capacidad punta sin declarar el régimen mínimo de recirculación prepara un conflicto que aflorará en la OQ. El margen de crecimiento debe escribirse como partida propia y no diluirse en la cifra de capacidad; de lo contrario en la licitación se convierte en requisito y en cualificación ya nadie sabe qué hay que demostrar.

Pretratamiento, generación, almacenamiento, distribución

El pretratamiento se expresa como prestación exigida sobre el agua entregada a la etapa de generación, más una lista de restricciones. La URS declara qué debe eliminarse o controlarse en función del conjunto de datos de agua de alimentación, no qué tecnología emplear, salvo restricción real de planta, que entonces se escribe como restricción y se motiva. Sí pertenecen a la URS: la sanitizabilidad de cada unidad, la drenabilidad completa, la ausencia de estancamientos permanentes, la compatibilidad de los reactivos con las etapas aguas abajo, la estrategia de decloración y su verificabilidad, y la gestión de los lechos filtrantes como fuente microbiológica potencial.

Para la generación la URS declara los atributos de calidad y las farmacopeas aplicables a los mercados atendidos, la capacidad derivada del perfil de consumo, la disponibilidad requerida y su método de cálculo, el comportamiento en arranque, parada y régimen reducido, y la compatibilidad con la estrategia de sanitización elegida. En WFI la posición regulatoria está consolidada: la monografía Ph. Eur. 0169, revisada por adopción en la 154ª sesión de la Comisión Europea de Farmacopea (marzo de 2016) y efectiva desde el 1 de abril de 2017, permite la producción mediante un proceso de purificación equivalente a la destilación, y la guideline EMA 496873/2018 en s.4.2 menciona ósmosis inversa de simple o doble paso acoplada a EDI, ultrafiltración o nanofiltración; la monografía USP Water for Injection define el WFI como agua purificada por destilación o por un proceso equivalente o superior a la destilación en la eliminación de sustancias químicas y microorganismos; el Anexo 1 punto 6.10 añade que el WFI debe producirse a partir de agua conforme a especificaciones definidas en cualificación. El punto que pertenece a la URS es otro: admitir la vía de membrana activa la notificación previa a la autoridad GMP de supervisión que exige la guideline EMA antes de introducir la ósmosis inversa. Una decisión tecnológica se convierte así en un hito de proyecto con un interlocutor externo.

En el almacenamiento, el volumen del depósito es la diferencia entre el perfil de toma y la capacidad de generación, más una reserva justificada por un escenario declarado: parada del generador, punta de campaña, tiempo de restablecimiento. La URS debe exigir que el proveedor explicite el cálculo, porque lo que se discute en cualificación es el cálculo, no el volumen. También hay que fijar la estrategia de control de temperatura y su justificación, la cobertura completa de las superficies internas por el sistema de lavado, la drenabilidad, una instrumentación de nivel mantenible sin abrir el sistema, y materiales y acabado superficial definidos por remisión a la edición ASME BPE fijada contractualmente. Sobre el filtro de venteo, el Anexo 1 punto 6.11 exige filtros hidrófobos retenedores de bacterias que no sean ellos mismos fuente de contaminación, con integrity test antes de la instalación y después del uso, y con prevención de la condensación, por ejemplo mediante calentamiento: son tres requisitos distintos y se escriben como tres requisitos distintos.

La distribución es donde la URS debe separar con más rigor requisito y solución. Le pertenecen la topología requerida y los points of use con sus prestaciones, la drenabilidad completa, la ausencia de dead legs, el mantenimiento del régimen turbulento en todas las condiciones de operación previstas, la sanitizabilidad de cada derivación hasta la última válvula, la posibilidad de muestrear sin comprometer la integridad del loop y la de aislar un ramal sin parar todo el anillo. El Anexo 1 punto 6.7 exige explícitamente pendiente de las tuberías para el drenaje y ausencia de dead legs; el punto 6.10 cita como ejemplo de condición que minimiza el crecimiento microbiano la circulación constante por encima de 70 °C. No le pertenecen los criterios numéricos de diseño — relaciones L/D, pendientes, rugosidades superficiales, velocidades mínimas —, que están en la especificación de diseño y en la norma técnica de referencia, típicamente ASME BPE en la edición fijada contractualmente. Reproducirlos vulnera el copyright de la norma y congela en la URS un valor que, al cambiar la edición, obliga a un change control sobre el documento equivocado.

Sanitización: requisito de capacidad, no receta de ciclo

El Anexo 1 punto 6.12 exige que la esterilización, desinfección o regeneración se realicen según un calendario predeterminado y también como acción correctiva tras resultados fuera de límite o fuera de especificación. De ahí derivan requisitos sobre la capacidad del sistema, no sobre el ciclo.

• El sistema debe ser sanitizable íntegramente, incluidas todas las derivaciones hasta la última válvula, sin desmontajes.
• La sanitización debe poder ejecutarse también como acción no programada: en plazos compatibles con la operación, con procedimiento repetible y evidencia registrada.
• La planta debe declarar si puede realizarse con el sistema en servicio o exige parada: es una de las partidas más pesadas del coste operativo y debe evaluarse en la oferta.
• Materiales, juntas e instrumentación deben ser compatibles con el método elegido durante toda la vida esperada del sistema.
• El sistema debe aportar evidencia de que la sanitización alcanzó cada punto: instrumentación, registro y criterios de fin de ciclo son requisitos de URS.

Lo que la URS no debe hacer es escribir el ciclo. WHO TRS 1025 Anexo 3 exige sanitización térmica y/o química validada a intervalos especificados, dejando los intervalos al fabricante y sin fijar límites numéricos; el Q&A EMA 443117/2017 menciona tratamiento térmico por encima de 75 °C dejando los tiempos de contacto a la validación del fabricante. La URS pide que el ciclo sea validable y que el sistema lo haga ejecutable; los parámetros se justifican en validación, sobre datos.

Instrumentación, automatización y datos

El Anexo 1 punto 6.15 exige que los sistemas WFI incluyan monitorización continua, por ejemplo TOC y conductividad. La URS lo traduce en requisitos verificables: qué parámetros en línea y cuáles fuera de línea, en qué posiciones (impulsión, retorno, point of use), con qué continuidad de registro, con qué comportamiento ante superación y con qué accesibilidad para calibración y mantenimiento sin comprometer la integridad del circuito. Estas medidas se rigen por los capítulos USP <643> y <645>; para la cualificación de esta instrumentación no se ha identificado ninguna norma ISO, ASME, ASTM o CEN. El capítulo <643> declara expresamente que no establece con qué frecuencia debe ejecutarse el system suitability test: la frecuencia queda en manos de la evaluación de riesgo del usuario y es, por tanto, una decisión que la planta debe saber justificar. Lo mismo vale para los puntos de muestreo: número, posición y accesibilidad derivan de una evaluación de riesgo documentada, no de una plantilla reutilizada. Si el muestreo es incómodo no se hará bien, y ese defecto nace en la URS.

En automatización la URS fija la filosofía de control antes que la arquitectura: modos de operación, lógica de alarma y enclavamiento, jerarquía de alarmas, comportamiento ante fallo de alimentación y al restablecerse, política de forzado manual y su trazabilidad, gestión de accesos, gestión de recetas de sanitización, acceso remoto y sus condiciones. Hay que citar la versión vigente: el Anexo 11 aplicable es el de enero de 2011, operativo desde el 30 de junio de 2011. El borrador de revisión, en consulta del 7 de julio al 7 de octubre de 2025 junto con la revisión del Capítulo 4 y la propuesta de un nuevo Anexo 22, no ha sido adoptado y no tiene fecha de aplicación publicada: cabe, como mucho, en un apartado de regulatory watch, nunca entre los requisitos.

En datos, la URS enumera los registros que el sistema genera y, para cada uno, propietario, ubicación, plazo de conservación, vía de exportación y prueba de no alteración. Hacen falta requisitos explícitos sobre audit trail, sincronización horaria, gestión de usuarios y perfiles, copia de seguridad y restauración verificada, archivo con legibilidad garantizada en el tiempo, e interfaces hacia historian y LIMS. En Estados Unidos el 21 CFR Part 11 está en vigor, con la guidance FDA Part 11 – Scope and Application de septiembre de 2003 que restringe su interpretación y ejerce enforcement discretion, precisando no obstante que part 11 remains in effect. El detalle se trata en el artículo sobre automatización, SCADA e integridad de datos en sistemas de agua.

Requisitos CQV y documentación del proveedor

ASTM E2500-25, aprobada el 1 de abril de 2025, formaliza la lógica specification, design and verification basada en ciencia y riesgo. La URS es el nodo de especificación: si la especificación no es verificable, la verificación no es planificable. Hace falta por tanto un apartado CQV que declare, antes de la licitación, qué deberá demostrar el proveedor y con qué evidencias.

• FAT: alcance de las pruebas, quién asiste, qué constituye aceptación, qué resultados son aprovechables en apoyo de la cualificación, cómo se gestionan las desviaciones y cuáles deben cerrarse antes del envío.
• SAT: pruebas que solo tienen sentido tras la instalación, condiciones de acceso a la planta, prerrequisitos de utilities.
• Apoyo a IQ, OQ y PQ: qué aporta el proveedor como documentación, qué como presencia y qué como datos.
• Matriz de trazabilidad: cada requisito trazado al documento de diseño que lo satisface y al ensayo que lo verifica. Es el requisito que más hace por convertir una URS en útil en lugar de decorativa.
• Paquete documental: P&ID, hojas de datos, certificados de materiales, documentación de acabado superficial y pasivación (con remisión contractual a normas como ASTM A967/A967M-25 y ASTM A380/A380M-25), documentación de soldadura y cualificación de soldadores, certificados de calibración, documentación de software, lista de repuestos, manuales de operación y mantenimiento, plan de formación, con formato e idioma declarados.

Todo lo que no esté listado en la URS se negociará tras la firma del contrato y entonces tendrá precio. La secuencia completa de pruebas y responsabilidades se desarrolla en el artículo sobre FAT, SAT, IQ, OQ y PQ de sistemas de agua.

Requisitos de ciclo de vida

Una URS que se detiene en la puesta en marcha ha cubierto la parte menos costosa de la vida del sistema. Los requisitos de ciclo de vida se escriben mientras aún hay palanca contractual: accesibilidad física a los componentes y aislamiento de un ramal sin parar el sistema; compromisos sobre la disponibilidad de componentes críticos y política ante descatalogación; política de actualización de software, fin de soporte de la plataforma e impacto de las actualizaciones sobre el estado validado; posibilidad de añadir points of use sin recualificar todo el sistema; cobertura del servicio y competencias exigidas, teniendo presente que los niveles de servicio son materia contractual y que la URS define el requisito y su forma de medición, no la cifra.

Un requisito se olvida con frecuencia: la disponibilidad de los datos. El Anexo 1 punto 6.13 establece que los alert level se basan en los datos de la cualificación inicial y se reexaminan periódicamente a partir de recualificación, monitorización rutinaria e investigaciones; el punto 6.14 exige que las excursiones se documenten, revisen e investiguen distinguiendo el evento aislado de la tendencia adversa. Para que eso sea posible, el sistema debe exportar series históricas utilizables: es un requisito de URS, no una expectativa.

Cómo se escribe un requisito verificable

Un requisito es verificable si, al leerlo, se puede nombrar el ensayo que lo demuestra, la evidencia que produce y la condición de aceptación. Si no, es una declaración de intenciones. Los rasgos son pocos: atómico, unívoco, atribuido a una necesidad, ensayable, libre de solución salvo restricción declarada, clasificado por prioridad e identificado con un código utilizable en la matriz de trazabilidad.

Criterios de aceptación: de dónde procede legítimamente una cifra

1. Compendial o normativa. El valor procede de una monografía o de un texto vinculante y se cita con fuente y edición, tras comprobar que aplica realmente a los mercados atendidos: las farmacopeas no están alineadas en todo y las ediciones cambian. La Ph. Eur. vigente en agosto de 2026 es la 12ª edición, Issue 12.3, aplicable desde el 1 de julio de 2026, con la Issue 13.1 ya publicada e implementación desde el 1 de enero de 2027.
2. Derivada del producto o del proceso. El valor procede de la formulación, del tamaño de lote, del ciclo de limpieza o de la validación de limpieza, y se traza al documento del que deriva.
3. Establecida por la planta sobre datos. El valor aún no existe, porque depende del comportamiento del sistema. La URS no debe fijarlo: debe exigir que el sistema genere los datos necesarios para fijarlo y mantenerlo bajo control.

La tercera categoría es donde más se falla, y afecta en particular a los niveles de alerta y de acción microbiológicos. El Anexo 1 punto 6.13 vincula los alert level a los datos de la cualificación inicial, con revisión periódica; WHO TRS 1033 Anexo 3 los hace derivar de los datos históricos registrados y del conocimiento del sistema con trending de datos. El capítulo USP <1231>, oficial desde el 1 de diciembre de 2021, es informativo y no fija límites microbiológicos obligatorios: los niveles de acción que recoge, 100 ufc/mL para Purified Water y 10 ufc/100 mL para Water for Injection, se declaran no vinculantes, como niveles por encima de los cuales el agua no es apta para el uso, y la USP pide a los usuarios que establezcan especificaciones internas. Trasladarlos a una URS como requisito contractual al proveedor invierte la lógica: se le pide garantizar un nivel que depende de los datos que el sistema producirá tras la instalación.

Existe además una restricción de sentido: el Q&A EMA 443117/2017 afirma que elevar esos límites no es buena práctica y puede enmascarar un sistema que está fallando. De ahí una regla práctica: toda cifra escrita en la URS lleva consigo cuatro campos — fuente, justificación, responsable, fecha de revisión. Si uno solo no puede rellenarse, esa cifra todavía no es un requisito. La metodología que sostiene estas decisiones, coherente con ICH Q9(R1), se desarrolla en el artículo sobre quality risk management aplicado a los sistemas de agua.

Ejemplo de aplicación: Planta Delta

Planta Delta es un ejemplo ficticio, construido para mostrar el razonamiento y no para aportar valores. La planta fabrica formas no estériles en un área existente y está añadiendo una línea de llenado estéril. La pregunta que llega a ingeniería está formulada como pregunta de instalación: «¿un único sistema WFI o dos sistemas separados?». Es la pregunta equivocada.

La secuencia correcta parte de los usos: para cada usuario, nuevo y existente, el equipo registra producto atendido, contacto, carácter estéril o no estéril de la forma terminada, vía de administración y fase de empleo. Aplicando la lógica de la guideline EMA 496873/2018 se ve que parte de los usuarios existentes no requiere WFI mientras toda la línea estéril sí lo requiere: la decisión de instalación pasa a ser consecuencia del análisis. El trabajo sobre los límites revela después que el punto de entrega del agua de alimentación se comparte con un usuario técnico no GMP, sin responsabilidad formal sobre la continuidad de presión: el 21 CFR 211.48(a) se convierte en una acción del lado de la planta, no en una petición al proveedor. Por último la generación: si se plantea la vía de membrana, la URS incorpora la notificación previa a la autoridad GMP de supervisión y una estrategia de cualificación que capte la variación estacional, coherente con el Anexo 1 punto 6.8 y con las expectativas del Q&A EMA 443117/2017. No es un detalle de especificación: es una línea del cronograma.

Aguas abajo, los requisitos se convierten en criterios de evaluación de ofertas. La matriz se entrega con la columna de pesos vacía: los pesos los asigna el equipo según su propio contexto, y esa asignación se documenta antes de abrir las ofertas, no después.

Checklist de completitud de la URS

La checklist no certifica que una URS sea buena: intercepta las ausencias, que son el defecto más frecuente y más caro.

• Objeto, sistema cubierto, exclusiones; lista de usos previstos con calidad derivada y justificación.
• Límites aguas arriba, de suministro, aguas abajo y de información, con interfaces y responsabilidades.
• Conjunto de datos de agua de alimentación con variación estacional y responsabilidad contractual ante excursiones.
• Perfil de consumo construido por usuario, con simultaneidad declarada y reserva de crecimiento separada.
• Atributos de calidad y farmacopeas aplicables; pretratamiento expresado como prestación.
• Generación, almacenamiento y distribución con drenabilidad, ausencia de dead legs, régimen turbulento, filtro de venteo verificable, aislamiento de ramales y posibilidad de muestreo.
• Sanitización expresada como capacidad del sistema, no como parámetros de ciclo.
• Normas técnicas invocadas con edición fijada contractualmente, sin reproducir sus criterios numéricos.
• Instrumentación y puntos de muestreo derivados de evaluación de riesgo; filosofía de control y requisitos sobre registros electrónicos referidos a los textos vigentes.
• Alcance de FAT y SAT, apoyo a IQ, OQ y PQ, matriz de trazabilidad como entregable, paquete documental con formato, idioma y condición de aceptación.
• Mantenibilidad, repuestos, obsolescencia, software, extensibilidad y exportación de datos para el periodic review.
• Identificador único y clasificación obligatorio/deseable para cada requisito; fuente, justificación, responsable y fecha de revisión para cada cifra.
• Distinción explícita entre requisito regulatorio, buena práctica y decisión de diseño; aprobación de ingeniería, calidad y usuarios; documento bajo change control.

Errores frecuentes y señales de alarma

• URS reciclada: arrastra restricciones que ya no existen y omite las nuevas.
• URS escrita por el proveedor: el proveedor contribuye a la especificación de diseño, no a los requisitos del usuario. Si la escribe él, la bid evaluation ya está decidida.
• URS que describe un skid: si contiene un P&ID está describiendo una solución y ha renunciado a comparar alternativas.
• Requisitos sin identificador: sin códigos no hay matriz de trazabilidad, y la cualificación no es demostrable requisito a requisito.
• Alert level escritos antes de la cualificación: contradice la lógica del Anexo 1 punto 6.13.
• Un único análisis de agua de alimentación: hace imposible demostrar que se ha considerado la variación estacional que exige el Anexo 1 punto 6.8.
• Referencias regulatorias genéricas: «conforme a GMP» no es un requisito; la lista concreta de textos aplicables sí lo es.
• Textos no vigentes citados como requisito: el concept paper sobre el Anexo 15 y el borrador de revisión del Anexo 11 son cambios que vigilar, nunca requisitos.
• Sin clasificación de prioridad: si todo es obligatorio nada es negociable, y el proveedor decide por su cuenta qué ignorar.
• URS fuera de change control: un documento que cambia sin trazabilidad no puede ser la referencia de la cualificación.

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Ideas clave

• La URS no describe una instalación: describe qué debe hacer la instalación. Eso es lo que hace comparables las ofertas y verificable la cualificación.
• El intended use es el apartado generador: de él se deriva la calidad del agua siguiendo la lógica de la guideline EMA 496873/2018, y de él derivan también capacidad, límites y estrategia de monitorización.
• El Anexo 15 rev. 2015 sigue siendo el texto aplicable: el concept paper del 9 de febrero de 2026 no lo ha modificado.
• La variación estacional del agua de alimentación es un requisito de datos aguas arriba (Anexo 1 punto 6.8), no un problema que descubrir en la PQ.
• La sanitización se escribe como capacidad del sistema, no como receta de ciclo.
• Toda cifra necesita fuente, justificación, responsable y fecha de revisión; los alert level se construyen sobre datos de cualificación, no se copian de un capítulo informativo.

Referencias

• EudraLex Volume 4: Anexo 15 rev. 2015 (concept paper EU-PIC/S del 9 de febrero de 2026, Anexo 15 no revisado); Anexo 1, C(2022) 5938 final, puntos 2.5(v) y 6.1-6.15; Anexo 11, versión de enero de 2011, con borrador de revisión consultado en 2025 y no adoptado. EudraLex Volume 4
• EMA/CHMP/CVMP/QWP/496873/2018 y Q&A EMA/INS/GMP/443117/2017. EMA — ICH Q9(R1). ICH — WHO TRS 1033 Anexo 3 y TRS 1025 Anexo 3. WHO — PIC/S PE 009-17 y PI 009-4 rev. 4. PIC/S
• Ph. Eur. monografías 0169 y 0008, capítulos 2.2.38 y 2.2.44; USP Purified Water, Water for Injection y capítulos <643>, <645>, <1231>; 21 CFR 210.3(b)(3), 211.48 y Part 11 con la guidance FDA de 2003. 21 CFR Part 211 — Part 11 — FDA
• ASTM E2500-25, A967/A967M-25, A380/A380M-25; ASME BPE, edición a fijar contractualmente; ISO 22519:2023 e ISO/DIS 25413 (proyecto). ISO — ISPE Baseline Guide Vol. 4, 3ª ed. (2019) e ISPE GPG Approaches to C&Q of Pharmaceutical Water and Steam Systems, guías sectoriales, no normativas.