Die Revision von EU-GMP Kapitel 4 ist eine der wichtigsten regulatorischen Entwicklungen der letzten Jahre für alle, die pharmazeutische Dokumentation verantworten. Am 7. Juli 2025 hat die Europäische Kommission die öffentliche Konsultation zum Entwurf des neuen Kapitels 4 „Documentation“ des EudraLex Volume 4 eröffnet — gemeinsam mit der Revision von Annex 11 und dem neuen Annex 22 zur künstlichen Intelligenz. Die Konsultation endete am 7. Oktober 2025, die Verabschiedung des endgültigen Textes wird im Laufe des Jahres 2026 erwartet. Für QA, Produktion und Labor heißt das konkret: Das Kapitel, das seit über einem Jahrzehnt SOPs, Batch Records und GMP-Aufzeichnungen regelt, bekommt ein neues Gesicht — und wer vorbereitet ist, ist klar im Vorteil.
Warum die Revision von EU-GMP Kapitel 4 kommt
Das derzeit gültige Kapitel 4 stammt aus dem Jahr 2011. In fünfzehn Jahren hat sich das Dokumentieren unter GMP radikal verändert: elektronische Dokumentenmanagementsysteme, elektronische Batch Records, digitale Signaturen, Cloud-Dienste und immer häufiger hybride Umgebungen, in denen Papier und elektronische Aufzeichnungen im selben Prozess nebeneinander bestehen. Der Text von 2011, entstanden in einer noch überwiegend papierbasierten Zeit, gab keine expliziten Antworten zu Metadaten, Audit Trail oder Data Governance. Das Ergebnis kennt jeder, der in der QA arbeitet: Die Inspektionserwartungen zur Datenintegrität wuchsen jahrelang schneller als der regulatorische Text, sodass Unternehmen sie aus Leitlinien von FDA, MHRA und PIC/S rekonstruieren mussten.
Der Revisionsentwurf — erarbeitet von der GMDP Inspectors Working Group der EMA in Zusammenarbeit mit dem PIC/S, das parallel seinen gleichwertigen Text veröffentlicht hat — soll genau diese Lücke schließen. Erklärtes Ziel ist es, die Rolle der Dokumentation in der GMP-Compliance zu stärken und den Einsatz neuer Technologien, hybrider Lösungen und neuer Dienstleistungen im Dokumentenmanagement zu unterstützen — bei gleichzeitiger internationaler Angleichung von EU-GMP-Leitfaden und PIC/S-Guide.
Die neue Struktur des Kapitels
Gegenüber dem Text von 2011 wurde der Entwurf neu strukturiert und deutlich erweitert. Die vorgesehenen Abschnitte umfassen:
- Grundsatz und Data Governance: Die Dokumentation wird formell Teil des pharmazeutischen Qualitätssystems, mit einem eigenen Data-Governance-System;
- Risikomanagement: Die Grundsätze des Risikomanagements gelten über den gesamten Lebenszyklus der Dokumentation;
- Allgemeine Anforderungen und Master Documents: Erstellung, Lenkung und Verteilung der Vorlagen und Originaldokumente;
- Good Documentation Practice: gute Dokumentationspraxis auf Papier und in elektronischen Systemen;
- Signaturen in GMP-Dokumenten: Anforderungen und Stellenwert von Unterschriften, einschließlich elektronischer Signaturen;
- Aufbewahrung und Datenintegrität: Retention, Backup, Wiederherstellung und Datenintegrität;
- Hybride Systeme: ein eigener Abschnitt zu gemischten Papier-Elektronik-Umgebungen;
- Glossar: Definitionen zentraler Begriffe wie Audit Trail, Metadaten und True Copy.
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Was sich wirklich ändert: die wichtigsten Neuerungen
Der tiefgreifendste Unterschied zu 2011 ist keine einzelne Vorgabe, sondern ein Paradigmenwechsel: vom „Dokument“ zum „Datum“. Der Entwurf definiert Data Governance als die Gesamtheit der Maßnahmen, die sicherstellen, dass Daten unabhängig vom Format zuordenbar, lesbar, zeitgleich erfasst, original, korrekt, vollständig, konsistent, dauerhaft und verfügbar sind — über den gesamten Lebenszyklus. Mit anderen Worten: Die Prinzipien der Datenintegrität, bislang verteilt auf Annex 11, PIC/S-Leitlinien und Inspektionserwartungen, wandern in den Kern des Dokumentationskapitels.
| Aspekt | Kapitel 4 (2011) | Revisionsentwurf (2025) |
|---|---|---|
| Data Governance | Nicht behandelt | Eigener Abschnitt, integriert ins PQS |
| Risikobasierter Ansatz | Im Text nicht vorhanden | QRM über den gesamten Dokumentationslebenszyklus |
| Good Documentation Practice | Grundregeln der Aufzeichnung | Prinzipien erweitert auf Papierdaten, elektronische Daten und Metadaten |
| Hybride Systeme | Nicht erwähnt | Eigener Abschnitt: Festlegung des führenden Records und Risikominimierung |
| Elektronische Signaturen | Nicht geregelt | Klargestellte Anforderungen an Gültigkeit und Kontrolle |
| Aufbewahrung | Papierorientiert | Backup, Wiederherstellung und Archivierung elektronischer Records |
| Glossar | Nicht vorhanden | Definitionen von Audit Trail, Metadaten, True Copy |
Augenmerk auch auf die hybriden Systeme: Der Entwurf erkennt sie formell an, behandelt sie aber als Konfigurationen, die über klare Verfahren zu lenken sind — das Unternehmen muss festlegen, welche Komponente (Papier oder elektronisch) den offiziellen Record darstellt und wie die Risiken einer Abweichung zwischen beiden minimiert werden. Genau hier haben Inspektorate in den letzten Jahren die meisten Mängel festgestellt — man denke an elektronische Rohdaten einer HPLC, die in einem unterschriebenen Papierbericht „zusammengefasst“ werden — und es ist zu erwarten, dass dieser Punkt nach Inkrafttreten zu einem prioritären Inspektionsthema wird.
Die Verbindung zu Annex 11 und zum neuen Annex 22
Die Revision von Kapitel 4 kommt nicht allein. Im selben Konsultationspaket hat die Kommission die Revision von Annex 11 zu computergestützten Systemen und den neuen Annex 22 zur künstlichen Intelligenz vorgelegt: drei Texte, die zusammenwirken sollen. Kapitel 4 legt die Grundsätze für Governance und Integrität der Dokumentation fest, Annex 11 regelt die computergestützten Systeme, die sie verwalten, Annex 22 deckt die in der Produktion eingesetzten KI- und Machine-Learning-Modelle ab. Wer ein Gap Assessment durchführt, sollte die drei Dokumente daher als einen einzigen Bezugsrahmen lesen und punktuelle Flicklösungen vermeiden, die eine Anforderung erfüllen und dafür eine andere aufreißen.
So bereiten Sie sich vor: Gap Assessment in 5 Schritten
- Dokumenteninventar kartieren: Welche Records sind papierbasiert, welche elektronisch, welche hybrid — und wer ist jeweils der Owner?
- Data Governance prüfen: Gibt es eine Richtlinie, die Metadaten, Audit Trail und Datenlebenszyklus abdeckt? Ist sie über mehrere Verfahren verstreut, konsolidieren Sie sie;
- Hybride Systeme bewerten: Für jeden gemischten Prozess den führenden Record festlegen und die Risikobewertung dokumentieren;
- Signaturen und Aufbewahrung kontrollieren: Sind elektronische Signaturen qualifiziert und kontrolliert? Sind Backup und Restore der elektronischen Records getestet und dokumentiert?
- Schulung planen: Der Paradigmenwechsel vom Dokument zum Datum verlangt, dass auch die Mitarbeitenden im Betrieb verstehen, was Metadaten und Audit Trail sind.
GuideGxP-Empfehlung
Warten Sie nicht auf die Veröffentlichung des endgültigen Textes: Die Entwürfe aus der Konsultation nehmen die Inspektionserwartungen klar vorweg, und viele Konzepte — ALCOA+, Audit-Trail-Review, Zugriffskontrolle — sind schon heute Gegenstand von Audit-Beanstandungen. Ein jetzt auf Basis des Entwurfs durchgeführtes Gap Assessment lässt Ihnen Zeit, strukturelle Lücken (Data Governance, hybride Systeme, elektronische Aufbewahrung) zu schließen, bevor sie zu Abweichungen werden. Dokumentieren Sie das Gap Assessment selbst: In einer Inspektion zu zeigen, dass Sie die kommende Revision bewertet haben, ist bereits ein Zeichen eines reifen PQS.
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