Ein MAH kann einen externen QPPV-Anbieter für die Wahrnehmung der QPPV-Funktion einsetzen. Die letztendliche Verantwortung für das Pharmakovigilanzsystem, die Arzneimittelsicherheitsverpflichtungen oder die regulatorische Compliance kann der MAH jedoch nicht auslagern. Bei einer unmittelbar bevorstehenden Vakanz besteht die vertretbare Reaktion daher nicht darin, einfach die zuerst verfügbare Person zu bestellen. Erforderlich sind vielmehr die Bestätigung der rechtlichen und operativen Eignung, eine dokumentierte risikobasierte Due Diligence, etablierte Governance- und Zugriffsregelungen, die unverzügliche Aktualisierung relevanter Behördendaten über den jeweils anwendbaren Weg sowie eine aktive Überwachung durch den MAH ab dem ersten Tag. Dieser Beitrag behandelt ausschließlich Auswahl und Governance eines Anbieters; zur Funktion selbst siehe den GuideGxP-Leitfaden zur QPPV-Rolle.
Mit der Verantwortungsgrenze beginnen
Verbindliche EU-Anforderungen legen die Pharmakovigilanzpflichten des MAH fest und verlangen eine entsprechend qualifizierte, für die Pharmakovigilanz verantwortliche Person, die dem MAH dauerhaft und kontinuierlich zur Verfügung steht. Die QPPV muss in der Union ansässig sein und dort tätig sein. Das detaillierte System muss, wie im EU-Recht vorgesehen, über die Pharmakovigilanz-Stammdokumentation (Pharmacovigilance System Master File, PSMF) beschrieben und gepflegt werden.
Leitlinien der Regulierungsbehörden, einschließlich der EMA Good Pharmacovigilance Practices (GVP) Modules I und II, erläutern Erwartungen an Qualitätssystem, Auslagerungsvereinbarungen, Rollen, Dokumentation und die PSMF. Leitlinien sollten verhältnismäßig angewandt und in die Verfahren des MAH überführt werden. Die Aussage eines Dienstleisters, „GVP compliant“ zu sein, ist jedoch kein Nachweis dafür, dass das eigene System des MAH beherrscht ist.
GuideGxP-Umsetzungsempfehlung: Benennen Sie auf Seiten des MAH einen leitenden Verantwortlichen für die ausgelagerte Vereinbarung, getrennt vom operativen Ansprechpartner des Anbieters. Diese Person sollte Leistung hinterfragen, wesentliche Entscheidungen genehmigen, an die Unternehmensleitung eskalieren und Notfallmaßnahmen auslösen können. Der Einkauf kann kommerzielle Bedingungen verhandeln; Pharmacovigilance, QA und Regulatory Affairs sollten jedoch die Compliance-Bewertung und -Freigabe verantworten.
Schnelle Due Diligence ohne Absenkung des Evidenzstandards
Eine Vakanz kann einen beschleunigten Zeitplan rechtfertigen, nicht jedoch einen niedrigeren Evidenzstandard. Definieren Sie zunächst die tatsächliche Dienstleistung: nur die benannte QPPV, QPPV mit Stellvertretung, lokale Safety-Unterstützung, Schnittstellen zur Fallbearbeitung, Literaturüberwachung, Koordination von Aggregate Reports, Signalunterstützung oder umfassendere Pharmakovigilanz-Operationen. Ein Anbieter, der für ein kleines und stabiles Portfolio geeignet ist, verfügt möglicherweise nicht über ausreichende Tiefe für Produkte mit vielen Gebieten, mehreren Partnern, laufenden Verpflichtungen nach der Zulassung oder komplexer Safety-Governance.
Die benannten Personen bewerten, nicht nur die Marke des Anbieters
- Überprüfen Sie die dokumentierten Qualifikationen, die relevante Erfahrung und das Verständnis der vorgeschlagenen QPPV für Produkte, Gebiete und Sicherheitsprofil des MAH.
- Bestätigen Sie, dass die QPPV in der Union ansässig ist und dort tätig ist; prüfen Sie praktisch, wie die dauerhafte und kontinuierliche Verfügbarkeit gewährleistet wird.
- Bewerten Sie medizinisch qualifizierte Unterstützung, wenn Portfolio und Entscheidungsbedarf dies erfordern. Setzen Sie den Zugang zu einer medizinischen Ressource nicht mit definierter und verfügbarer Unterstützung gleich.
- Benennen Sie eine Stellvertretungs- oder Notfallregelung und prüfen Sie deren Befugnisse, Schulung, Verfügbarkeit und Übergabemechanismus.
- Prüfen Sie aktuelle Arbeitslast, geplante Abwesenheiten, Interessenkonflikte und die realistische Kapazität sowohl der benannten QPPV als auch des Support-Teams.
Systemzugang und operative Kontrolle prüfen
Die vorgeschlagene QPPV muss die Informationen erhalten und nutzen können, die zur Ausübung der Funktion erforderlich sind. Die Due Diligence sollte daher Zugangswege, Berechtigungen und Verantwortlichkeiten für Reaktionen in Bezug auf PSMF, Safety-Datenbank, Qualitätsaufzeichnungen, Produktinformation, Vereinbarungen, Safety Data Exchanges und Behördenkommunikation belegen. Bitten Sie den Anbieter, seinen beherrschten Ansatz für Zugriffsanträge, dringliche Sicherheitsfragen, Eskalationen und Aufbewahrung von Aufzeichnungen vorzuführen, statt ihn nur zu beschreiben.
Werden Subunternehmer vorgeschlagen, müssen diese vor der Beauftragung identifiziert werden. Der MAH sollte Tätigkeit, Standort, Datenfluss, Überwachungsmodell und Auswirkungen auf die Kontinuität jedes wesentlichen untervergebenen Elements verstehen. Eine Vertragskette darf nicht verschleiern, wer eine Tätigkeit ausführt, wer sie prüft, wem eine überfällige Maßnahme gehört oder wer mit einer Behörde kommunizieren kann.
Eine gewichtete Entscheidungsmatrix und Ausschlusskriterien verwenden
Eine bewertete Matrix macht die Auswahlbegründung für Management Review, Lieferantenqualifizierung und Inspektionen nachvollziehbar. Die folgenden Gewichtungen sind Beispiele für GuideGxP-Umsetzungsempfehlungen, keine regulatorischen Akzeptanzgrenzen. Bewerten Sie Kandidaten konsistent anhand vorab vereinbarter Beschreibungen, bewahren Sie die Nachweise auf und dokumentieren Sie gegebenenfalls, warum eine niedriger bewertete, aber besser beherrschte Option gewählt wurde.
| Bewertungsbereich | Beispielgewichtung | Zu prüfende Nachweise | Ausschlussfrage |
|---|---|---|---|
| Eignung der benannten QPPV und EU-Standort | 20 % | Lebenslauf, Rollenverlauf, Verfügbarkeitsmodell, Bestätigung von Ansässigkeit/Tätigkeit | Kann die benannte QPPV die anwendbare EU-Anforderung erfüllen und kontinuierlich verfügbar sein? |
| Passung zu Portfolio, Gebieten und Partnern | 15 % | Relevante Produkterfahrung, Sprach- und Netzwerkabdeckung, vorgeschlagenes Betriebsmodell | Kann der Anbieter dieses Portfolio ohne unerprobte Abhängigkeiten unterstützen? |
| Zugriff, Systeme und Datenschnittstellen | 15 % | Zugriffskonzept für PSMF und Datenbank, Weg für Behördenkontakte, Datenflusskarte | Erhält die QPPV rechtzeitig Zugang zu notwendigen Informationen? |
| Kontinuität, Stellvertretung und Eskalation | 15 % | Business-Continuity-Plan, Nachweise zur Stellvertretung, Rufbereitschaft, Eskalationsbeispiele | Gibt es eine praktikable Reaktion, falls die benannte QPPV nicht verfügbar ist? |
| Qualität sowie Audit- und Inspektionsnachweise | 15 % | Überblick zum Qualitätssystem, verfügbar gemachte Audithistorie, CAPA-Governance, Inspektionserfahrung | Kann der MAH auditieren und aussagekräftige Nachweise weiterverfolgen? |
| Kapazität, Interessenkonflikte und Untervergabe | 10 % | Ressourcenplan, Konflikterklärung, Subunternehmerregister und Überwachung | Sind Kapazität und Konflikte beherrscht statt nur vorausgesetzt? |
| Kommerzielle, rechtliche und Exit-Bereitschaft | 10 % | Vertragsentwurf, Preistransparenz, Plan für Übergang und Unterstützungsleistungen bei Vertragsende | Kann der MAH bei einem Exit die Kontrolle zurückerlangen und sicher übertragen? |
Mitteln Sie einen kritischen Mangel nicht durch andere Stärken weg. Eine fehlende geeignete benannte QPPV, unzureichende Nachweise zum EU-Standort, kein glaubwürdiges Kontinuitätsmodell, fehlender Zugang zu erforderlichen Informationen oder die Verweigerung angemessener Audit- und Exit-Regelungen sollten bis zur Behebung als entscheidungsblockierend gelten.
Vertraglich Governance regeln, nicht nur Leistungserbringung
Die schriftliche Vereinbarung sollte Tätigkeiten, Verantwortlichkeiten, Schnittstellen und Überwachung mit ausreichender operativer Detailtiefe beschreiben. Dies entspricht den Grundsätzen der GVP zur Auslagerung: Der MAH bleibt verantwortlich; Delegation muss dokumentiert, beherrscht und überwacht werden. Eine sachkundige rechtliche und regulatorische Prüfung ist wesentlich, da Vertragsformulierungen, Rollen beim Datenschutz und Wege für Behördenmeldungen von den Umständen des MAH und dem anwendbaren Recht abhängen.
- Leistungsumfang und Verantwortungsmatrix: benannte QPPV, Stellvertretung, Prozesseigner des MAH, delegierte Aufgaben, Freigaberechte und Schnittstellen zu verbundenen Unternehmen, Vertriebspartnern und weiteren Dienstleistern.
- Verfügbarkeit und Eskalation: Kontaktregelungen, Eskalationswege für dringliche Safety-Themen und Behördenkontakte, Entscheidungsbefugnis und Information der Unternehmensleitung.
- Zugang und Informationen: rechtzeitiger Zugang zur PSMF, zu Safety-Daten, Qualitätsinformationen und den Aufzeichnungen, die die QPPV benötigt.
- Qualitäts-Governance: Schulungen, Abweichungen, CAPAs, Change Control, regelmäßige Berichte, KPIs, Management Review und dokumentierte Service Reviews.
- Audit und Inspektion: Auditrechte des MAH, Zugang zu relevanten Aufzeichnungen und Überwachung von Subunternehmern sowie Regelungen zu Benachrichtigung und Unterstützung bei Inspektionen.
- Daten- und Sicherheits-Schnittstellen: Rollen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, kontrollierter Zugang, Eskalation von Vorfällen sowie Rückgabe oder Übertragung von Aufzeichnungen. Dies ersetzt keine fachkundige Datenschutzberatung.
- Unterstützung bei Vertragsende: Pflichten während der Kündigungsfrist, Wissenstransfer, Übertragung von Aufzeichnungen, Kontinuität von Zugängen und Zusammenarbeit mit der nachfolgenden Lösung.
Übergang und Änderungen von Behördendaten beherrschen
Ein Übergangsplan sollte einen einzelnen verantwortlichen MAH-Leiter, einen benannten Leiter beim Anbieter, ein Risikoregister und eine dokumentierte Go/No-Go-Entscheidung enthalten. Er sollte eine überstürzte Änderung nicht als compliant erklären, bevor Zugang, Verantwortlichkeiten und Kontinuität nachweislich funktionieren. Angaben gegenüber Behörden zur QPPV müssen über das anwendbare regulatorische Verfahren aktuell gehalten werden. Bestätigen Sie den relevanten Weg und die Frist mit sachkundigen Regulatory-Affairs- und Rechtsberatern, statt sich auf einen allgemeinen Zeitplan des Dienstleisters zu verlassen.
Inspektionsfähige Checkliste für den Übergang
- Dokumentieren Sie das Vakanzrisiko, Interimskontrollen, die Auswahlbegründung und die Freigabe des gewählten Anbieters.
- Bestätigen Sie EU-Ansässigkeit und Tätigkeit, Qualifikationen, Kapazität, Interessenkonflikte sowie die Regelungen zur dauerhaften und kontinuierlichen Verfügbarkeit der bestellten QPPV.
- Genehmigen Sie Vereinbarung, Verantwortungsmatrix, Eskalationsbaum, Kontrollen für Subunternehmer und Auditplan.
- Stellen Sie kontrollierte Zugänge zu PSMF, Safety-Datenbank, Produktinformation, Qualitätsaufzeichnungen und relevanten Partnervereinbarungen bereit und testen Sie diese.
- Führen Sie eine dokumentierte Übergabe offener Fälle, Signale, Arbeiten zu Aggregate Reports, Verpflichtungen, CAPAs, Audits, Inspektionen und Behördenkorrespondenz durch.
- Aktualisieren Sie anwendbare Behörden- oder regulatorische Datenbankinformationen unverzüglich, bewahren Sie Nachweise zur Einreichung oder Aktualisierung auf und gleichen Sie diese mit internen Aufzeichnungen ab.
- Schulen Sie den Anbieter zu Verfahren und Portfolio des MAH; bewahren Sie gegebenenfalls Nachweise zur Durchführung und Wirksamkeit auf.
- Testen Sie dringliche Eskalationen, die Aktivierung der Stellvertretung und einen repräsentativen Weg für Behördenkontakte, bevor Sie sich darauf verlassen.
- Halten Sie Restrisiken, Verantwortliche, Fälligkeiten und die Managementakzeptanz fest, wenn Risiken noch nicht beseitigt werden können.
Leistung nach 30, 60 und 90 Tagen überwachen
Die frühe Überwachung sollte auf die Wirksamkeit der Kontrollen und nicht auf eine kosmetische Lieferanten-Scorecard fokussieren. Der MAH sollte Kennzahlen definieren, die zeigen, ob die QPPV-Funktion informiert, eingebunden und handlungsfähig ist. Kennzahlen sind Managementinstrumente, keine regulatorischen Grenzwerte.
| Prüfzeitpunkt | Empfohlener Schwerpunkt | Nachweise für die MAH-Akte |
|---|---|---|
| 30 Tage | Abschluss der Zugänge, Übergabelücken, Schulungen, offene dringliche Themen, erster Eskalationstest | Zugriffsprotokoll, Issue-Register, Sitzungsprotokolle, Korrekturmaßnahmen |
| 60 Tage | Qualität der Governance-Schnittstellen, überfällige Punkte, Bereitschaft der Stellvertretung, Kontrolle von Partnern und Subunternehmern | Service Review, KPI-Trend, Risikobewertung, CAPA-Status |
| 90 Tage | Operative Stabilität, Überblick der QPPV über das Safety-System, Bereitschaft für Behördenkontakte und Verbesserungsschwerpunkte | Formale Leistungsbewertung, Managemententscheidungen, aktualisierter Überwachungsplan |
Führen Sie danach regelmäßige Service Reviews fort, mit risikoadäquater Einbindung von QA. Eskalieren Sie wesentliche Minderleistung über den vertraglichen Weg und das Qualitätssystem des MAH. Ein Auditrecht hat wenig Wert, wenn Auditbeobachtungen, CAPAs, Wirksamkeitsprüfungen und überfällige Maßnahmen nicht dokumentiert durch den MAH nachverfolgt werden.
Den Exit planen, bevor er erforderlich wird
Die Exit-Planung ist eine Kontinuitätskontrolle und kein Zeichen von Misstrauen. Führen Sie ein aktuelles Verzeichnis der beim Anbieter liegenden Aufzeichnungen, Systemberechtigungen, Subunternehmer, offenen Maßnahmen und Wissensabhängigkeiten. Verlangen Sie eine angemessene Zusammenarbeit bei der Übertragung an den MAH oder einen Nachfolger, unter Wahrung von Vertraulichkeits- und Datenpflichten. Prüfen Sie regelmäßig, ob der MAH einen Ersatz identifizieren, wesentliche Aufzeichnungen abrufen und die QPPV-Abdeckung ohne Governance-Lücke aufrechterhalten kann.
FAQ
Überträgt die Bestellung einer externen QPPV die Verantwortlichkeit des MAH?
Nein. Auslagerung kann Arbeit verteilen und Serviceverantwortlichkeiten festlegen, aber der MAH behält die letztendliche Verantwortung für sein Pharmakovigilanzsystem und seine Compliance.
Kann eine dringliche Vakanz das Überspringen der Anbieterqualifizierung rechtfertigen?
Nein. Sie kann einen beschleunigten, risikobasierten Prozess erfordern. Der MAH benötigt dennoch Nachweise, dass Bestellung, Zugänge, Kontinuität und Governance praktisch funktionieren. Holen Sie für die konkrete Situation eine sachkundige rechtliche und regulatorische Prüfung ein.
Was sollte eine sofortige Eskalation auslösen?
Beispiele sind ein fehlender Zugriff der QPPV auf notwendige Informationen, ungeplanter Ausfall der QPPV oder Stellvertretung, schwerwiegende Daten- oder Cybervorfälle mit Auswirkungen auf Pharmakovigilanzinformationen, wesentliche versäumte Verpflichtungen oder ein Behördenkontakt, der Maßnahmen erfordert. Definieren Sie genaue Auslöser und Verantwortliche in Vereinbarung und Verfahren.
Primärquellen
- Commission Implementing Regulation (EU) No 520/2012, current consolidated version
- Directive 2001/83/EC, consolidated version
- EMA Good Pharmacovigilance Practices modules I and II
- EMA Pharmacovigilance System Questions and Answers
- EMA Coordination of Pharmacovigilance Inspections
Die Methode in ein auditfähiges System überführen
Guide to the Pharmacovigilance Manager (QPPV) and Their Team ist eine optionale operative GuideGxP-Ressource für vertiefende Methoden, Checklisten und anpassbare Werkzeuge. Sie ist nicht von einer Regulierungsbehörde gebilligt.
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